始めたばかりの中小企業にとって、スプレッドシート ソフトウェアを使用して顧客データを追跡することは魅力的です。CRM プログラムは、これを行うためのより良い方法を提供します。CRM とスプレッドシートの議論では、データのセキュリティ、利便性、拡張性を向上させることができます。詳細については、CRM の代わりにスプレッドシートを使用することに関する記事をお読みください。それが悪い考えである5つの理由。
スプレッドシートからプロフェッショナルな CRM プログラムに切り替える準備ができたら、次の 6 つの簡単な手順に従って正しく移行してください。
1. CRM プログラムを選択する
市場には何百もの CRM プログラムがあり、ニーズに合ったものを選択するのは困難に感じるかもしれません。検索を絞り込むのに役立つ、 最高の CRM ソフトウェア(新しいタブで開きます)のおすすめリストをまとめました。
Zoho CRM (新しいタブで開きます) は、 Excel からデータを直接インポートできる手頃な価格の CRM を探している中小企業に最適です。迅速かつ簡単な解決策が必要な場合は、試してみてください。Zoho の詳細については、 Zoho CRM レビュー全文(新しいタブで開きます)をご覧ください。
CRM について調査すると、ほとんどの CRM がスプレッドシートの代わりに使用できることがわかります。マーケティング オートメーション、セキュリティ、他のプログラムとの統合など、それぞれの主要な機能を確認します。費用対効果を最大限に高めるには、既存のソフトウェアと統合し、顧客のデータを安全に保ち、特定のビジネス要件に適合する機能を備えた CRM を見つけてください。
2. スプレッドシートをフォーマットする
スプレッドシートを CRM に正しく変換できるようにフォーマットする必要があります。この手順には時間がかかりますが、実行する必要があるのは 1 回だけです。CRM には、スプレッドシートと同様に、顧客の姓名、会社名、住所などのフィールドが含まれます。CRM に正しく入力するには、スプレッドシート上でこれらのフィールドを正しい順序で配置する必要があります。
ほとんどの CRM プロバイダーは、スプレッドシートを適切にフォーマットする方法に関するガイドを提供しています。Zoho CRMには、スプレッドシートの書式設定プロセスをガイドするデータインポートウィザードがあります。CRM がそのようなウィザードを提供していない場合は、カスタマー サポート サイトを確認してください。おそらく、正しい形式のテンプレートがそこにあるでしょう。
3. スプレッドシートを正しい形式に変換します
市場で最も広く使用されているスプレッドシート プログラムはMicrosoft Excel (新しいタブで開きます)で、デフォルトではスプレッドシートが .xlsx 形式で保存されます。.doc、.docx、.xlsm などの他の形式も存在します。すべての CRM がこれらの形式を読み取れるわけではないため、スプレッドシートを読み取れる形式 (通常は .csv) に変換する必要があります。
Excel スプレッドシートを .csv 形式に変換するには、シートを開き、[ファイル] > [エクスポート] > [ファイル タイプの変更] に移動して、[CSV] をクリックします。新しい .csv ファイルを保存する場所を選択し、Excel が変換を完了するまで待ちます。
.csv はプレーン テキスト形式であるため、画像や高度なテキストの書式設定は変換プロセス中に失われることに注意してください。
4. インポート前にデータを確認する
データをインポートする前に、潜在的な不一致がないかデータの整合性を再確認してください。すべてのフィールドの名前が CRM のテンプレートに従って正しく設定されていることを確認してください。一部のデータは CRM のドロップダウン リストまたは箇条書きリストに転送されることに注意してください。たとえば、CRM には、女性の称号として「Ms」、「Mrs」、「Dr」の 3 つのオプションがあるドロップダウン リストがある場合があります。スプレッドシートからドロップダウン リストに転送されるデータのスペルが、リストにあるとおり正確であることを確認してください。最後に、空白の行または列がないか確認します。CRM は一定数の空白行を超えるとインポートされないことがあります。
一部の文字は禁止されている場合があります。つまり、データをインポートするときにそれらの文字が存在すると、クラッシュが発生する可能性があります。CRM プロバイダーは、サポート サイトまたはデータ インポート ウィザードに禁止文字をリストする必要があります。検索機能 (通常はキーボードの Ctrl+F を使用) を使用して、スプレッドシートに禁止文字が存在しないことを確認します。
5. データをインポートする
インポート プロセスは CRM によって異なる場合があるため、特定のサポート サイトを参照して、選択した CRM のプロセスを確認してください。Zohoの場合、「作成」ボタンをクリックし、リード、アカウント、連絡先など、インポートするデータの種類を選択します。.csvファイルに移動し、クリックしてインポートします。
インポートにかかる時間は、インポート ファイルのサイズとインターネット接続に応じて、数秒から数分、または数時間の範囲になります。プロセスが完了すると、データがスプレッドシートから CRM に転送されるため、技術的には完了です。ただし、転送を確実に成功させるには、もう 1 つの手順を実行する必要があります。
6. データを検証する
CRM のインポート プロセスが完了したら、いくつかの顧客ファイルを開いてフィールドを確認し、すべてが一致していることを確認します。間違った領域にデータが入っていないか注意してください (名があるべきところに姓が入っている、住所番号フィールドに文字が入っているなど)。
ほとんどの CRM プログラムは、事前に設定されたルールに従って特定のフィールドの正確性をチェックするために使用できる検証ツールを提供します。たとえば、ユニット番号などの特定のフィールドが数値のみである場合、CRM でこれに対するルールを作成できます。CRM は、このルールにより、文字または数字以外の文字を含むフィールドに自動的にフラグを立て、確認して修正できるようにします。
検証ルールは、変換中のエラーを検出するのに役立つため、スプレッドシートからデータを変換する場合に特に役立ちます。
まとめ
スプレッドシートからプロフェッショナルな CRM にデータを転送する前に、ニーズに合ったプログラムを選択する必要があります。上記の「ベスト」リストに加えて、検索を絞り込むのに役立つ、最高の無料 CRM ソフトウェア(新しいタブで開きます)および中小企業向けの最高の CRM (新しいタブで開きます)のリストもあります。
CRM プログラムを選択したら、そのサポート サイトを参照して、スプレッドシートを転送する準備をするための適切な手順を確認してください。適切なファイル形式 (通常は .csv) に注意し、スプレッドシートを適切にフォーマットし、禁止文字を避けてください。