中小企業に最適なクラウド ストレージを選択する方法

クラウド ストレージはビジネスの運営方法を変革しました。ドキュメントをクラウドに保存すると、デバイス間でファイルを常に転送する必要がなく、どこからでも作業できるようになります。重要なデータを安全に保つという点では、自動保存とリモート ストレージの利点は言うまでもありません。 

中小企業にとって、クラウド ストレージの柔軟性と効率性は論理的な選択となります。しかし、自分に合ったパッケージと最適なクラウド ストレージをどのように選択すればよいでしょうか? このガイドは、何を探すべきか、どのクラウド ストレージ ソフトウェアがニーズを満たすかを判断する方法を理解するのに役立ちます。

準備

クラウド ストレージ プロバイダーの選択に入る前に、ビジネス ニーズが何であるかを正確に把握することが重要です。

最も基本的な形式のクラウド ストレージとは、ユーザーに代わってデータを保存し、ソフトウェア プラットフォームを介してインターネット経由でデータへのアクセスを提供するプロバイダーとの契約を購入することを意味します。これは、Storage as a Service (StaaS) と呼ばれることもあります。 

ビジネス向けの StaaS パッケージに投資すると、物理ストレージを購入する必要が減り、複数のデバイスを介してどこからでもデータにアクセスできるオプションが得られます。また、多くのプロバイダーがクラウド同期を通じて同僚がドキュメントを同時に作業できるオプションを提供しているため、コラボレーションを強化することもできます。

したがって、どのクラウド ストレージがあなたのビジネスに最適であるかを決定する前に、何人の同僚がアクセスを必要とするかを考える必要があります。現在保存する必要があるデータの量 (およびビジネスの成長に応じて保存する必要がある可能性のあるデータの量)。そしてあなたの予算はいくらですか。さらに、ビジネスが成長している場合は、規模が拡大するにつれて真価を発揮する追加機能を検討することもできます。

これらを念頭に置いて、さまざまなクラウド ストレージ プロバイダーを詳しく調べて、ビジネス ニーズに最適なものを見つけることができます。

ステップ 1: ストレージ制限を考慮する

大量のデータを処理する場合、または成長を計画している場合は、各クラウド ストレージ プロバイダーのストレージ制限を確認することが重要です。ストレージ制限は、特定のプロバイダーから購入するプランに応じて異なる場合があるため、さまざまな価格レベルを提供する企業により、時間の経過とともにストレージのニーズを柔軟に拡張できます。 

あるいは、無制限のストレージを備えたプロバイダーを選択すれば、制限に達することを心配する必要がなくなります。特に大きなビデオやマルチメディア ファイルを転送する必要がある場合は、個々のファイル サイズに制限があるかどうかを確認することも重要です。

ステップ 2: デバイスを決定する

複数の場所やデバイスからファイルにアクセスできることは、クラウド ストレージを購入する大きな利点です。ビジネスにとって重要なモバイル ドライブや外付けハード ドライブのサポートがソフトウェアに含まれているかどうかを必ず確認してください。

さらに、チーム全体が複数のデバイスからファイルにアクセスできるようにしたい場合は、データにアクセスできるユーザーやデバイスの数に制限があるかどうかを確認してください。一部のパッケージには最小ユーザー数が設定されている場合もあり、現時点ではビジネスに適していない可能性があります。

ステップ 3: 機能を選択する

クラウド同期を介してクラウド ストレージ サービスを共同作業ツールとして使用したい場合は、コミットする前にそれがオプションであるかどうかを必ず検討してください。注目すべきもう 1 つの便利な機能は、同じソフトウェアに登録する必要なく外部の関係者と共有できる機能です。

さらに、他のソフトウェア ( Microsoft Office など) (新しいタブで開きます)を使用している場合、統合によりファイルの転送とファイルのバージョン管理 (変更の追跡と編集の視覚化) がよりシームレスになります。すでに使用しているワープロ、スプレッドシート、または会議ソフトウェアを必ず考慮してください。一部のクラウド ストレージ パッケージには、オフィス アプリケーションやその他のアドオンが付属しています。

あるいは、ファイルを決して失わないようにするためのシンプルなバックアップ ソフトウェアを探しているかもしれません。この場合、クラウド同期機能は必要ない可能性があります。ただし、バックアップできるデバイスの種類と、必要に応じてファイル回復のオプションを確認する必要があります。

ステップ 4: セキュリティを考慮する

クラウド ストレージを購入する前に、求めているセキュリティ レベルを検討する必要があります。これはビジネスの性質によって左右される可能性があります。ネットワーク システムにデータを保存するのは不安になるかもしれませんが、ほとんどの主要なクラウド ストレージ プロバイダーはセキュリティを非常に重視しています。

データが転送中および保存中に暗号化されているかどうかを確認します。これは、たとえ誰かがあなたのファイルを入手したとしても、情報を読み取ることができないことを意味します。また、ログイン プロセスの安全性、つまりサービスが 2 要素認証を提供しているかどうかを確認することもできます。

非常に機密性の高いデータを扱っている場合は、データがサードパーティの外部の場所に転送されるのではなく自己ホストされるオンプレミス (オンプレミス) ストレージ ソリューションを選択することもできます。これはより安全なオプションですが、システムのセットアップと保守にはある程度の技術的専門知識が必要です。

欧州連合 (EU) の一般データ保護規則 (GDPR) などのプライバシー法に関しては、クラウド ストレージ プロバイダーの場所とその規定も考慮する必要がある場合があります。たとえば、EU の顧客のデータを扱う場合、データは EU 内、または同様の規則が適用される管轄区域内に保存する必要があります。また、他の場所に保存する場合は、プロバイダーが適切なレベルのデータ保護を証明する必要があります。

これがビジネスに影響を与える場合は、選択したプロバイダーのデータ保護ステータスを必ず明確にしてください。

ステップ 5: プロバイダーを比較する

ビジネス向けのトップ クラウド ストレージ プロバイダーを 5 つの分野にわたって比較するためにこの表を作成しました。

まとめ

中小企業のクラウド ストレージの要件がわかっている場合は、使用するプロバイダーを決定する前に、最適なクラウド ストレージに関するガイドで詳細を確認してください。その後、データ ストレージの制限とユーザー数の点で最適なパッケージを選択できます。スケールするときにいつでもこれを調整できることを覚えておいてください。