ドキュメント、スプレッドシート(新しいタブで開きます) 、プレゼンテーション(新しいタブで開きます) を使用して、オンラインで作成したり共同作業を行ったりするほとんどの企業や個人(新しいタブで開きます)は Microsoft Office に精通していますが、多くの人はまだその機能に慣れていません。 -この強力なオフィススイートに組み込まれた節約機能。
この記事では、 Microsoft 365 (新しいタブで開きます)とMicrosoft Office 2019 のどちらを使用しているかに関係なく、あなたとあなたの従業員が Microsoft Office スイートを最大限に活用するのに役立つ 18 の時間節約のヒントを紹介します。(新しいタブで開きます)。ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションの見栄えが良くなり、半分の時間で完了します。
これらの隠れた機能を適切に使用すると、従業員の生産性が大幅に向上し(新しいタブで開きます)、時間とコストを節約し、より楽しい仕事体験を提供できます。
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Microsoft Office を最大限に活用する方法: 準備
Microsoft Office には新しい機能が常に追加されているため、ソフトウェアが最新バージョンであることを確認してください。Microsoft 365 サブスクリプションをお持ちの場合は、Microsoft Autoupdate アプリからアプリを更新することも、単に自動更新を許可することもできます。それ以外の場合、Microsoft Office のスタンドアロン バージョンを購入した場合は、以下にリストされている機能の一部にアクセスするにはアップグレードが必要になる可能性があることに注意してください。
ヒント 1: OneDrive で変更を自動保存する
OneDrive (新しいタブで開きます)は Microsoft Office のクラウド ストレージ(新しいタブで開きます)サービスであり、Microsoft 365 サブスクリプションの有無に関係なく利用できます。OneDrive を使用すると、いつでもどこでもすべてのファイルにアクセスできるだけでなく、OneDrive を Microsoft Office ソフトウェアに接続して自動保存機能を利用することもできます。
有効にすると、変更はリアルタイムでクラウドに更新されます。さらに、OneDrive にはドキュメントの複数のバージョンが保存されるため、必要に応じて以前のバージョンと簡単に比較したりロールバックしたりできます。コンピューターの不具合や停電によって 1 時間相当の作業を失ったことがある人なら、この機能がどれほど時間の節約になるかわかるでしょう。Microsoft 365 で古いバージョンを見つけるには、[ファイル] > [情報] > [バージョン履歴] をクリックします。
ヒント 2: スイート全体のショートカットを学ぶ
Microsoft Office の最大の利点の 1 つは、さまざまなアプリ間でのユーザー エクスペリエンスの一貫性です。つまり、ほとんどのキーボード ショートカットは、Word (新しいタブで開きます)、Excel (新しいタブで開きます)、PowerPoint (新しいタブで開きます)で同じように機能します。これらのコマンドを学習すると、生産性が大幅に向上します。Ctrl + S (⌘S) で保存、Ctrl + P (⌘P) で印刷、さらにフォント ダイアログの Ctrl + D (⌘D) などのわかりにくいコマンドはスイート全体で機能します。
生産性を高めるための優れたヒントは、一般的なショートカットのリストを従業員に提供し、それが習慣になるまで必要に応じて参照できるようにすることです。
ヒント 3: Tell Me 機能を使用する (Word)
Tell Me (やりたいこと) 機能は Microsoft Office 2016 に追加されましたが、一度使い方を覚えてしまえば、それは天の恵みです。スタイルを変えたいですか? 「スタイル」と入力します。写真をトリミングしますか? 「クロップ」と入力します。表の挿入、コメントの追加、レイアウトの変更、デザインの更新、テキストの読み上げなど、ほぼすべての Office 機能にこのメニューからすばやく簡単にアクセスできます。スマートな提案により、入力するだけで探しているものを簡単に見つけることができます。ほんの一言か二言だけ。
ただし、Microsoft 365 はその機能セットを常に更新しているため、最新のバージョンにはこの機能が存在しない可能性があります。
ヒント 4: [共有] ボタンを使用してドキュメントをすばやく共有する
共有ボタンはアプリの右上隅にあり、OneDrive、電子メール、AirDrop (Mac のみ)、およびその他のサードパーティ サービスを通じてドキュメントをすばやく共有するために使用できます。電子メール クライアントを開いてファイルを参照する (「これをまたどこに保存したの?」) 代わりに、[共有] ボタンをクリックして受信者を選択するだけです。
ヒント 5: 検索と置換
文書全体で単語または単語のグループを変更する必要がある場合は、検索と置換機能を使用してすばやく変更できます。Ctrl + Shift + H (⌘⇧H) を押すと、検索と置換ダイアログが表示されます。変更するテキストを「検索」ボックスに入力し、置換するテキストを「置換」ボックスに入力して、「置換」ボタンを押します。Office はドキュメントを検索し、必要に応じて変更を加えます。
何も置換せず (「置換」フィールドを空白のままにし)、単語の複数のインスタンスを削除することもできます。
ヒント 6: 高度な検索と置換
この強力なツールには、見た目以上の機能があります。ダイアログの左下にあるボタンをクリックすると、高度な機能にアクセスして、必要なテキストのフォント スタイル、段落設定などを即座に変更できます。
たとえば、すべての太字テキストを検索してフォントを赤にしたり、特定の言語のテキストをすべて選択して斜体にすることができます。特定のテキスト スタイルに大幅な変更を加える必要がある場合は、いつでもこれを使用してください。
ヒント 7: スタイルを調整して使用して、見栄えの良い文書を作成する
Microsoft Office を日常的に使用しているにもかかわらず、ドキュメントを合理化し、執筆速度を上げるためにスタイルを活用していない人がいかに多いかは驚くべきことです。スタイルは [ホーム] タブにあり、事前にデザインされたフォント設定をその場で適用できます。ニーズやドキュメントに合わせてこれらのスタイルを変更することもできます。テーマを変更するとスタイルも自動的に更新されるため、ドキュメント全体の外観を瞬時に簡単に変更できます。
ヒント 8: Spike を使用して複数のアイテムをコピーして貼り付ける
この便利な機能を使用すると、複数の項目をコピーして一度に貼り付けることができます。テキストの最初のブロックを選択し、Ctrl + F3 または ⌘F3 を押して、次のブロックに進みます。Ctrl キーまたは Command + F3 キーを押すたびに、テキストが保存されます。すべてを貼り付ける準備ができたら、Ctrl + Shift + F3 または ⌘⇧F3 を押します。「spike」（小文字）と入力して Enter キーを押すこともできます。保存されたテキストはメモリに残り、次回使用できるようになります。
ヒント 9: 書式のコピーと貼り付け
Ctrl + Shift + C (⌘⇧C) を押して書式設定 (フォントと段落スタイル、色、配置など) をコピーし、Ctrl + Shift + V (⌘⇧V) を押して貼り付けることで、テキストのブロック全体の書式設定を迅速に効率化できます。選択したテキストの書式設定。
ヒント 10: Office リボンをカスタマイズする
メニューやエキスパンダーで特定の機能を頻繁に探している場合は、それらをリボンの前面中央に追加することを躊躇しないでください。これは、[設定] > [リボンとツールバー] で行うか、[ファイル] > [オプション] > [リボンのカスタマイズ] に移動して行うことができます。すぐにアクセスできるようにリボンに追加できる幅広い機能に驚かれるかもしれません。開いているタブを 1 回クリックするか、[表示] > [リボン] に移動するか、Ctrl+F1 (⌥⇧R) を入力して、リボンを非表示にしてスペースを増やすこともできます。
ヒント 11: トリプルクリックして段落を選択します
ほとんどの人は、単語をダブルクリックして選択できることを知っています。単語をトリプルクリックして段落全体を選択することもできます。これは、編集時に大きなテキストの塊を移動するのに非常に便利です。
ヒント 12: 自動修正を自分に合わせて調整する
たとえ自分が言いたいことを理解しているとしても、入力中に Microsoft Office がテキストを変更してしまうというのは、よくある苦情です。これらの設定は、[ツール] > [オートコレクト オプション] で調整できます。気になるものを削除したり、頻繁にタイプミスする単語を追加したりできます。(c) を © に置き換えるなど、記号を追加することもできます。
ヒント 13: ドキュメントを並べて比較する (Windows のみ)
もちろん、別々のウィンドウを開いて並べて配置することもできますが、Microsoft Office のサイド バイ サイド機能は同期スクロールによりさらに一歩進んでおり、長いドキュメントのバージョンを比較および編集する際に大幅な時間を節約できます。
ヒント 14: 分割ビューを使用して同じ文書の 2 つの異なる部分を表示する
これは、別のセクションを参照しながら文書の一部を変更する必要がある場合 (たとえば、序文や結論を作成する場合) に最適なツールです。[表示] リボンに移動し、[分割ビュー] を選択するだけです。各ウィンドウの異なるセクションまで個別にスクロールし、いずれかのセクションで変更を加えることができます。
ヒント 15: プロのようにコピー＆ペースト
テキストのブロックをコピーして貼り付ける方法はほとんどの人が知っていますが、テキストを書式設定せずに、または画像または PDF として文書内に直接貼り付けることができることをご存知ですか? Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) を入力するだけで、オプションのダイアログが表示されます。
Word では、このダイアログを使用して書式を設定せずにテキストを貼り付けることができますが、Excel では、値、書式、またはコメントのみ、枠線を除くすべてを貼り付けることができ、合計の加算、減算、乗算、除算もその場で行うことができます。
ヒント 16: ショートカット メニューをカスタマイズする
文書の最上部にあるアプリのショートカット メニューにあるクイック アクセス ツールバーに、頻繁に使用する機能を追加できます。デフォルトでは、保存、印刷、元に戻すなどのコマンドが表示されますが、ここではほとんど何でも追加できます。必要に応じて、右側の矢印をクリックしてコマンドを追加します。
ヒント 17: 図形を結合する (Powerpoint)
さまざまな単純な図形を組み合わせて、プレゼンテーションで見栄えのするより複雑な図形を作成できます。そのために Illustrator などの高度なツールは必要ありません。結合したい図形を選択し、「書式」タブの「図形の結合」をクリックするだけです。これらの結合された図形は、コピーして Word などの他のアプリに貼り付けることができます。
ヒント 18: 条件付き書式設定を使用してセルを動的に書式設定する (Excel)
条件付き書式を使用すると、値または内容に基づいて特定のセルにスタイルを適用できます。たとえば、すべての正の値を緑にし、すべての負の値を赤にしたい場合があります。書式設定するセルを選択し、ホーム リボンの [条件付き書式] タブを使用するだけです。たくさんのプリセットがあり、独自のルールや方程式を定義することもできます。
まとめ
Microsoft Office は、従業員の作業を合理化し、生産性を向上させるための強力なオプションを多数備えた、最高のオフィス スイートの 1 つです。チームメンバーにソフトウェアを探索し、メンバー間でヒントやコツを積極的に共有するよう奨励します。新しい機能を見つけるのは楽しくてエキサイティングなだけでなく、コラボレーションがはるかに簡単になり、従業員はより快適に作業しながら、より短い時間でより多くの作業を行うことができます。
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