すべての経営者が知っているように、時は金なりです。ワークフロー、時間管理、内部管理 – これらのプロセスをより効率的にすることができれば、収益が向上するだけでなく、時間を解放してビジネスの創造的な側面にもっと集中できるようになります。
すべての企業が効率性の向上から恩恵を受ける可能性があるとしても、会社の責任者として、適切な組織の基本を確立する必要があるため、プロジェクト マネージャーをすでにチームに追加した方法を知る必要があるだけです。そこで一歩下がって、いくつかのプロセスを適切な場所に設定してください。顧客、銀行残高、そして健全性はすべてあなたに感謝するでしょう。効率性についての啓発についてお読みください。
完璧なプロジェクト管理
あなたのビジネスには、仕事を確実に遂行しながら創造性を発揮するためのプラットフォームが必要です。完璧なプロジェクト管理 – この考えはあなたの熱意を弱めるかもしれませんが、組織化することが、毎回、時間通りに素晴らしい仕事を仕上げる鍵となります。
ビジネスは、締め切りと要求、予算と請求書、ファイルとフィードバックを管理する必要があります。もちろん、途中で雇う可能性のあるスタッフも同様です。それで、その秘密は何ですか？
手動であれデジタルであれ、プロジェクトに論理的に取り組むためには、効率的なシステムとプロセスを導入する必要があります。外部クライアントの仕事を請け負う場合は、常に仕事をこなし続ける必要があり、そうしないと仕事量に忙殺される危険があります。
概要を分析する:
プロジェクトを獲得したら、概要を分析し、それを完了するために何をする必要があるかを検討します。クライアントが事業を展開している市場、そのブランド、ビジネス、競合他社などについて、どの程度の調査を行う必要がありますか? 研究とインスピレーションのための時間を計画し、アイデアをスケッチして洗練させます。
詳細を正しく把握する:
概要と料金で提供する内容をできるだけ具体的に設定します。これには時間がかかる場合がありますが、多くの場合、長期的には多くの痛みを軽減できます。自分のプロセスについてオープンになればなるほど、クライアントはあなたの仕事の価値をより高く評価するようになります。
会話を記録する:
クライアントとの会話中にメモを取り、フィードバックを記録した文書を保管します。会議や電話が終わったら、同意した内容を記載したメールを送信します。何か誤解がある場合、クライアントはそれを明確にすることができます。
負荷を共有する:
他の人たちとビジネスを運営している場合は、プロジェクト管理のワークロードを分割します。各人が一度に 1 つのプロジェクトの所有権を取得し、それを完了まで見届けることができます。ただし、システム全体については同意します。一人一人のシステムが異なると混乱が生じます。
他の人に先に作業を進めてもらう:
プロジェクトの一部を他の人に割り当てる必要がある場合は、自分が座って作業する前に、簡単に説明して作業を開始してもらいます。何かがかかっていると感じることはなくなり、ボトルネックや土壇場での「なぜこれが完了しないのか?」という問題も防ぐことができます。ひどく騒ぐ。
タイムシート:
毎週のタイムシートで各ジョブに費やした時間を記録し、このデータを使用して効率的に作業し、適切な金額を請求しているかどうかを計算します。
クライアントに期限を与える:
場合によっては、クライアントも期限を守らなければならない場合があります。そうしないと、納品できなくなります。クライアントからの情報やコンポーネントが必要な場合は、早い段階で担当者と必要なものについて連絡し、すべてをいつ受け取るかについて期限について合意してください。
フィードバックの時間:
個人的にかかると思われる時間だけを基に、各ステージにかかる時間を見積もらないでください。あなたとあなたの従業員が話し合い、仕事を開発し、クライアントからのフィードバックを得る時間を確保します。修正には予想以上に時間がかかります。
少し悲観的な見方:
うまくいかない可能性のあるものはうまくいかない、というのは必ずしも真実ではありませんが、問題を予測することは非常に重要です。顧客、スタッフ、サプライヤーの言うことに耳を傾けてください。彼らが締め切りに「はい」と答えたものの、非常に忙しいと付け加えた場合は、それが現実的かどうかを確認するために質問する価値があります。
長期的な計画:
同じ週に 2 つの大きなプロジェクトを完了した人なら誰でも、締め切りの衝突が命取りになる可能性があることを知っています。可能であれば、主要なプロジェクトが 2 週間ごとに完了するようにサイクルを作成します。こうすることで、注意が分散されることがなくなり、各クライアントに最善を尽くすことができます。
時間管理の重要なヒント
時間に関しては相反する要求に直面することになるので、少し前もって計画を立てることが成果をもたらします。
まず最悪の事態:
多くの人は、最初に嫌いな仕事に取り組むと、邪魔にならないと感じています。自分が最も生産性が高まる時期を把握し、ピークのときに退屈なタスクや厄介なタスク、またはより負担のかかるタスクをすべてこなしましょう。
リストに従う:
効果的なプロジェクト管理は、自分の時間の管理に始まり、自分の時間の管理に終わります。毎日やるべきことリストを作り、それを守りましょう。バックアップエントリを含めてください。リスト上の何かが遅れたり失敗したりした場合に対処できるものです。
優先順位を付けることを学ぶ:
タスクは日によって異なりますが、他のタスクよりも重要なものもあります。そのため、To Do リストを作成するときは、その日に本当に実行する必要があるジョブにマークを付けます。
プロジェクト マネージャーを連れてくる:
ビジネスの効率を向上させるのが難しい場合は、まともなプロジェクト マネージャーを連れてくることが最も早い方法です。
柔軟に仕事をする:
計画通りにいかない日もあるので、柔軟に物事を切り替えられるようにしましょう。そして現実的になってください – 達成不可能な目標を設定しないでください。何かタスクを委任してもらえますか?
食べて、飲んで、楽しく過ごす:
ビジネス運営のプレッシャーとリラックスする時間のバランスをとることが重要です。運動、健康的な食事、十分な睡眠はすべて、全体的な生産性の向上に役立ちます。
電子メールを規制する:
5 分ごとに電子メールをチェックすることが、効率を下げる最も早い方法です。電子メールを処理するスケジュールを設定します。クライアントが拠点を置いている場所に応じて、おそらく朝一番と午後にもう一度処理します。
クライアントに対しては厳格であること:
メールのスケジュールを設定したら、代わりに電話が殺到しないようにクライアントに知らせてください。1 人のクライアントが合理的な以上に時間を費やしていることに気付いた場合は、そのリクエストが非生産的になっていることを毅然とした態度で丁寧に説明してください。
ガントチャートマスタークラス
高価なプロジェクト管理プログラムよりも労力がかからず、ガント チャートで進捗状況を追跡できます。
内訳:ガント チャートは
Excel または Word で設定することも、ホワイトボードに描くこともできます。最初に行う必要があるのは、あなた、あなたのチーム、クライアントが実行する必要があるタスクに応じて仕事を細分化することです。Excel でのガント チャートの作成の詳細については、Microsoft サポート ページ(新しいタブで開きます)を参照してください。
すべてをリストアップする:
左側のリストにタスクを書き込みます。もちろん、リストの内容は、ビジネスの種類や提供する製品やサービスの種類によって異なります。ただし、クライアントによって作品がチェックされている時間や、必要な修正も考慮する必要があります。
時間の要素:
時間はグラフの上部を左から右に表されます。ほとんどのプロジェクトは、日単位で測定される寄稿者の時間に依存しているため、「M」、「T」、「W」、「T」、「F」という見出しの小さな列を用意し、それ以上の列を数週間ブロックするのが最善です。週末を含めるかどうかはあなた次第です。
順序を設定します。
次に、プロジェクトのどの部分が独立して実行でき、どの部分が互いに依存しているかを検討します。たとえば、デザイン スタジオを経営している場合、パンフレットのレイアウトを開始することはできますが、コピー、写真、イラストがなければパンフレットを完成させることはできません。タスクを左側で完了する必要がある順序に並べ替えます。
カラーコード:
難しいのは、各要素にどれくらいの時間がかかるかを見積もることです。これをプロットし、グラフに左から右に記入しながら日付を色分けします。デザイン スタジオの例に戻ると、コンセプトには 4 日、クライアントの承認には 2 日、レイアウトには 5 日、コピーライティングには 2 日かかります。すると、依存関係のパターンが現れます。
公式:
プロジェクトのセクションにかかる時間を見積もるには、経験が必要です。大まかな公式の 1 つは、プロジェクトの各要素を楽観的に評価し、最悪の場合の見方をして、その 2 つを平均することです。
原価計算:
プロジェクトの各部分に 1 日あたり費やされると予想される金額に、ブロックされた日数を乗じて、プロジェクトの原価を計算します。写真撮影には 1 日あたり 600 ドル、デザインには 350 ドル、コピーライティングには 400 ドル、Web 開発には 800 ドルなどの費用がかかります。このチャートには、写真家や Web 開発者などの外部の助けを必要とする時期も表示されるため、事前に予約することができます。
変更される可能性があります:
状況は必ず変化するため、進行に合わせてガント チャートを更新します。ただし、プロジェクトが完了したときに戻って、予測がどこが正しかったのか、どこが不安定だったのかを確認できるように、必ずオリジナルを保管してください。
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