私たちの仕事生活と企業のコミュニケーション方法は、ここ数年で大きく変化しました。この変化を反映して、インターネット プロトコル (IP) 電話システムとVoIP 電話プロバイダー(新しいタブで開きます)に関しては、選択肢が非常に増えています。
最近では、Google に「IP 電話」と入力すると、スポンサー付きリンクやターゲットを絞った広告が表示されるため、適切な IP 電話を選択するのが難しくなります。
同じサービスを提供しているサービス プロバイダーは 2 つとないため、 小規模ビジネスに最適な VoIP 電話システムを検討しました。これにより、利用可能なさまざまな IP 電話システムを完全に理解できるようになります。セットアップがこれまでより簡単になり、コストが大幅に削減されるため、あらゆる企業が最新の IP 電話テクノロジーを導入する必要があります。
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ビジネスに IP 電話を選択すべき理由
中小企業で VoIP 電話を使用する利点は次のとおりです。
コスト削減: IP 電話は従来の電話よりもコスト効率が高いため、これはあらゆる規模の企業にとって重要な利点です。IP テレフォニーはインターネット経由で通話を接続するため、IP 電話を使用する企業は長距離通話のコストを節約できます。海外に電話をかける企業の場合は、さらに節約できます。中小企業の場合、約 50% の節約になる可能性があります。
セットアップ時間:前例のない状況で運営されている中小企業にとって、ダウンタイムは許されません。インストールは迅速で、数時間以内にシステムを稼働させることができます。
リモートワーク: 新型コロナウイルス感染症のパンデミックは、企業が柔軟である必要があることを実証しました。リモートワークの時代において、クラウドベースのツールは社内および顧客向けのビジネス プロセスに不可欠です。IP テクノロジーを使用すると、電話番号が特定のデバイスに関連付けられないため、電話番号を新しい場所に簡単に移植できます。IP 電話は使い方が簡単で、従業員のトレーニングは迅速かつ最小限で済みます。
統合:最高の VoIP サービスにより、既存のソフトウェアやサードパーティ プロバイダーと簡単に統合できます。
ビジネス向けIP電話システムを選ぶときの注意点
IP 電話システムは設置が簡単ですが、考慮すべき点があります。企業は、信頼性の高いブロードバンド接続、 ルーター、および内部通話処理用の PBX サーバーを確保する必要があります。次に、 IP 電話のモデルと、場合によってはVoIP ヘッドセットを選択する必要があります 。
チェックリスト:
- ユーザー:何人で、どこに拠点を置いていますか?
- 特徴:あなたのビジネスには何が必要ですか? 一部の機能はサブスクリプションに含まれていますが、その他の機能は追加できます。発信者 ID、通話の転送、キャッチホンなどは標準で提供されていますが、仮想アシスタント、会議、通話録音などのアドオンもあります。どれが「なくてはならないもの」でどれが「あればいいもの」なのかを考えるかもしれません。
- サードパーティ アプリケーション:これらは統合する必要があるため、ビジネスで何を使用していますか。CRM システムや従業員が使用するその他のアプリについて考えてみましょう。
- 予算:どのくらいの節約を考えていますか? 現在の電話料金、回線レンタル、その他の通信ソフトウェアの費用を考慮してください。直接的および間接的な節約が必要です。税金、修理費、メンテナンス費を含めて、プロバイダーは通常、これらの費用をサブスクリプション プランに組み入れます。間接的な節約は数値化するのが難しいですが、リモート勤務による節約などを考慮することが重要です。
ステップ 1: IP プロバイダーを検索する
同じ VoIP サービスは 2 つとないため、最適な IP サービスを検討しました。チェックリストを見て、どのような機能が必要かを確認してください。電話応答、メッセージング、ビデオ会議などのさまざまな 機能(新しいタブで開きます)により、組織に真の価値を加えることができます。自動通話ルーティングなどの高度な通話機能も追加できます。
また、どのプロバイダーがすでに使用している他のアプリと連携するかを考慮する必要もあります。Salesforce、Google Workspace、Dropbox、 Hubspot、Zendesk、またはその他の製品のいずれであっても、VoIP プロバイダーが選択したアプリと統合されていることを確認してください。
ステップ 2: IP プロバイダーの最終候補リストを作成する
中小企業にとってセキュリティは常に懸念事項であるため、堅牢な暗号化フレームワークに加えて、多要素認証や安全なデータ アクセスなどの高度なセキュリティ オプションを考慮する必要があります。
カスタマーサポートは、特にサードパーティの統合で問題が発生する可能性があるセットアップ中に重要です。24時間年中無休の専用カスタマーサポートは魅力的かもしれません。
時間をかけてレビューを読んでください。私たちは8x8 X シリーズ、Dialpad、RingCentral、Ooma、Nextiva 、GoToConnectなどの最高の IP プロバイダーのいくつかをレビューし、その価格設定、機能、カスタマー サポート、セキュリティを検討しました。一部のプロバイダーは無料トライアルを提供しており、購入前に確実に試すことができます。
ステップ 3: IP プロバイダーを選択する
選択したら、パッケージ内のハードウェアとソフトウェアとは別に、インストール、メンテナンス、サポートのコストを考慮してください。他のビジネス購入と同様に、キャンセル料、返品ポリシー、使用制限などの利用規約を時間をかけて読んでください。プロバイダーによっては、期間限定の契約を提供しているところもあれば、柔軟なローリング契約を備えているところもあります。契約が自動更新されるかどうかを確認します。
現代の中小企業向けの知財システムは使いやすい傾向にありますが、他の新しいテクノロジーと同様に、一部の従業員は他の従業員よりも多くのサポートを必要とする場合があります。したがって、どのレベルのトレーニングとサポートが標準として含まれているかを検討する価値があります。
まとめ
中小企業に適した IP 電話ソリューションを見つけるのは個人的な選択ですが、あらゆる規模の中小企業にとってメリットがあります。中小企業の IP 電話に関しては、同じ会社は 2 つとないため、絶対的な「最良」のプロバイダーはありません。ただし、中小企業に最適な IP システムが存在しないという意味ではありません。コスト削減とリモート作業の利点を求めて IP を選択する小規模組織が増えているため、市場には選択肢が豊富にあります。
他のテクノロジー製品の購入と同様、適切な IP 電話ソリューションを選択する最も重要な部分は、下調べをし、レビューを読み、他の同様の企業と話をすることです。当社の Web サイトには、厳選された最良の IP 電話プロバイダーへのリンクが含まれています。