今、仮想世界に住むのはそれほど窮屈である必要はありません。私たちの多くが自己隔離し、ビジネス用ラップトップ(新しいタブで開きます)やZoom (新しいタブで開きます)チャットを使用して仕事に取り組んでいることは事実ですが、仮想イベント(新しいタブで開きます)を開催する方法はあります。ビジネスミーティング、ビデオ会議(新しいタブで開きます)、製品デモンストレーション、さらには本格的なキックオフパーティーまで。ビジネスリーダーとして、私たちは人々がイベントに参加しないのではないか、より良い選択肢があるからといって出席を避けるのではないかと心配する必要はありません。
幸いなことに、実際の対面イベントの原則やコンセプトの多くは、軽食やコーヒー、交流の時間に至るまで、バーチャル イベントの開催にも当てはまります。人々が安心して参加できるように、また、イベントに参加し続けて突然脱落しないようにするには、できるだけ実際のイベントを模倣することをお勧めします。
技術的なハードルはいくつかあるかもしれませんが、効果的かつ生産的な方法で大衆と関わり、同じレベルの成功に導くことは可能です。この中で最も重要なのは、意図的に行動すること、つまり人々が世界的なパンデミックについて心配しストレスを感じていること、そして注意を引こうとしていることがたくさんあることを認識することです。イベントへの合理的なアプローチ、一貫したコミュニケーション、追加の特典があれば、人々も同様に興味を持ち、虜になることがわかります。
1. 何が期待されるかについて話し合う
あらゆるイベントにとって最も重要なステップの 1 つは、現実世界からの引き継ぎです。議題、詳細が記載された Web サイト、スケジュールに関する更新情報を含む電子メール(新しいタブで開きます)、講演者の写真などを使用して、今後の予定についてより多くのことを伝えることができれば、より良い結果が得られます。これは、あらゆる出来事について「知っている」という人間の基本的なニーズを利用します。
また、たとえ参加者にとって「必須」であっても、そのイベントが高度に構造化され価値のあるものであるかどうかを参加者が知るのにも役立ちます。（必要なイベントがあれば自動的に成功が保証されるという誤解を避けてください。）バーチャル イベントは、参加者が隣にスマートフォン (新しいタブで開きます) を置いたり、家庭用テレビやビデオを持っている可能性があるという事実によってすでに妨げられています。ゲームコンソール(新しいタブで開きます)。詳細な議論と意思決定が必要になることがわかっていれば、電話を脇に置きます。
2. Facebookのイベント機能を利用する
Facebook のイベント機能の使用には、ほとんど魔法のようなものがあります。まず、全員がラップトップを使用し、Zoom を使用して参加する仮想環境では、ソーシャル メディア(新しいタブで開きます)上のイベント機能はまさに貴重です。それらはすべてをより公式なもののように見せます。ただし、イベント機能はそれ以上のことを行います。
最近は誰もが気が散り、接続方法に関して複数のオプションがあるため、イベント機能はリマインダーとして通知を送信し、誰が実際に参加し、誰が欠席するかを追跡します。このデータはあらゆる会議に役立ちます。1 つのイベントを開催したら、成功状況を追跡し、欠席した人に直接連絡することができます。そして、仲間からのプレッシャーの価値を過小評価しないでください。イベントの機能には、イベントへの参加に同意した潜在的な参加者が表示されます。
3. 即席のディスカッションを計画する
現実の出来事から学んだもう 1 つの教訓は、即興のディスカッションを許可することです。すぐに仕事に取り掛かりたい、すぐに議題に入りたいという誘惑があります。そのシナリオは避けてください。繰り返しますが、ラップトップで参加している注意力の散漫な人間について話しています。私たちのほとんどは、バーチャル イベントに参加することの奇妙さに慣れるまでに一定の時間が必要であり、非構造化された方法で参加している人々と知り合うことを好みます。
人々が近況を報告したり、天気について話したり、個人的な問題に脱線したりするために、少なくとも 10 分以上の時間をとりましょう。冷たく不毛な議題と主要な発言者が 1 人だけいる会議に参加することを好む人はいません。現実の世界でも、これらのイベントは始まるとすぐにスキップしてしまうものです。
4. 3 倍のプロモーションを行う
バーチャル イベントを確実に成功させるには、出席者に何度も注意を促すことが重要です。人々が非常に気が散っていると仮定すると、イベントを 3 倍以上宣伝する必要があります。これには、電子メール、テキスト メッセージ、ソーシャル メディア チャット メッセージ、および通常行うことを超えたその他の招待の送信が含まれる場合があります。人々がデジタル コミュニケーションをどのように利用するか、つまり、物事をすばやくスクロールして通り過ぎる方法を理解するには、彼らと過剰にコミュニケーションを取り、彼らの興味と注意を引くように努める必要があることを意味します。
ここでの 1 つのヒントは、イベントごとにすべての招待の成功を追跡することです。電子メールを送信する場合は、参加予定者がメッセージを開いて読んだかどうかを追跡できるツールを必ず使用してください。ソーシャル メディアに投稿する場合は、「いいね」やシェアを追跡します。これは、イベントについてどのくらいの頻度でコミュニケーションをとるか、また過去に何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを意識的に保つのに役立ちます。
5. 軽食とコーヒータイムを奨励する
何だと思う？私たちが実際の対面会議に参加する理由の 1 つは、無料の軽食のためです。それは人間の性質です。仮想設定では、これは困難な場合がありますが、不可能ではありません。数週間後に社内会議を開催することにし、全員に出席してもらいたい場合は、同様のインセンティブを提供してみてください。たとえば、イベント管理Web サイト(新しいタブで開きます) EventBriteで、従業員用の登録ページを作成できます。サインアップ中に必要事項を記入して適切なオプションをクリックすると、UberEats の無料配達、または会議のために配達される地元の飲食店での無料ベーグルのプロモーション コードが提供されます。
新製品の発表を計画しているとします。会議に使用できるスターバックスのコーヒーの無料コードを参加者全員に送信します。この概念は時代遅れに見え、従業員や出席者はコードを使用するだけで会議に出席しない可能性がありますが、少なくとも実際に機能する現実世界のインセンティブを模倣する試みです。
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