ビジネスメールを改善する方法を探しているのは、あなただけではありません。専門家は、明瞭さ、簡潔さ、スピードを大きなハードルとして、メールの作成に常に苦労しています。
完璧なビジネスメールを作成するのは複雑である必要はありません。また、明確で説得力のあるメールを書くのに文学博士号は必要ありません。いくつかの簡単なヒントとテクニックを使用すると、コミュニケーションをより効果的にし、コミュニケーションに費やす時間を短縮することができます。
まだお読みでない場合は、最適な電子メール サービスのリストを必ずご覧ください(新しいタブで開きます)。快適で使いやすい電子メール クライアント(新しいタブで開きます)を見つければ、これらのヒントはすべて簡単に実行できるようになります。
1. テキストの書式設定を有効に活用します。
最近のほとんどすべての電子メールは HTML で送信されます。つまり、書式設定を利用して強調したり、明確にしたりできます。太字、下線付き、斜体のテキストを選択的に使用すると、重要性、緊急性、関連性を伝えることができます。
書式設定を使用して重要な概念に注目を集めると、電子メールが読みやすくなり、一目でより多くの情報が伝わるようになります。平均的なオフィス ワーカーが 1 日に 80 通を超えるメールを受信することを考慮すると、これにより、あなたのメールが明確で理解しやすいものとして目立つようになります。
要点を強調するために大文字を使用しないでください。人々はそれを不快で失礼だとさえ感じます。
2. プロのようにハイパーリンクを追加する
これは、誰かがドキュメント(新しいタブで開きます)や Web サイトに言及したときに非常に便利で、問題のキーワードをクリックするだけでソースを自分で確認できます。ハイパーリンクは、電子メールをよりプロフェッショナルに見せるための優れた方法であり、読者に非常に喜ばれるでしょう。
It’s also another reason that it’s important to opt for a good email program, although most web-based ones today, like Gmail, can handle links just fine. While it differs from application to application, Ctrl + K (Cmd + K for Mac) is an almost universal hotkey for adding a hyperlink. If it doesn’t work, just check your application’s Help menu for instructions.
3. Avoid unusual or unprofessional fonts
Yes, this includes comic sans. When choosing a font for your professional emails, stick with the classics. Arial and Calibri, for example, are both easy to read, immediately familiar, and well-suited for business environments. Also, use the same font throughout for maximum readability.
4. Take the time to create a professional signature
Some companies will have guidelines on what to include (or not) in your signature, but if not, you have the free space to build a professional image.
Adding your company logo can go a long way toward creating a polished look. Modern email applications should allow you to center your logo and write text beneath it or align the logo left, with text to the right. Either way, your emails will immediately look more professional, and readers will have an easier time connecting you to your company.
また、電子メールの署名に関しては、少ないほど良いです。基本に忠実に、名前と役職、電話番号、そして必要に応じてソーシャル メディア用のシンプルなアイコン(新しいタブで開きます)を使用します。Twitter、Facebook、Instagram などのブランドには、署名に追加できるアイコンを含むリソース ページがあり、プロフィールにリンクします。
あるいは、WiseStamp など、プロフェッショナルな署名を数分で作成できるさまざまな署名ジェネレーターもあります。
5. メールを校正する
これは、特に 1 日に 30 ～ 40 通のメールを書く人にとっては、身につけるのが難しい習慣かもしれませんが、コミュニケーション能力に大きな違いをもたらします。スペルミス、タイプミス、文法が間違っていると、あなたの電子メール (ひいてはあなた) がプロフェッショナルではないように見えてしまいます。
ためらわずに、優れた文法書やライティング補助書を探してください。たとえば、Grammarly は、そのような間違いを見つけるのに役立つブラウザ拡張機能です。ただし、自動筆記補助機能だけに頼らないように注意してください。それでも、メールを最初から最後まで校正する必要があります。
6. 毛羽立ちや詰め物を避ける
あなたと同じように、ほとんどの人はメールが絶え間なく受信されます。簡単な挨拶と丁寧な結び以外は、できるだけ直接的かつシンプルにしましょう。繰り返し、続きの文、つなぎ目には特に注意してください。
電子メールを書くことは話すこととは異なります。テキストは画面上に表示され、読者はいつでもアクセスできます。何かについて複数回言及したり、同じ製品やコンセプトについて複数回言及したりする必要はありません。
前述したように、強調のための書式設定や参照ドキュメントへのハイパーリンクを使用すると、テキストを大幅に簡素化し、より効果的な電子メールを作成できます。
まとめ
優れたビジネスメールを書くには、練習が必要ですが、ストレスや時間を費やす必要はありません。これら 6 つの簡単なヒントは、より明確で読みやすく理解しやすく、よりプロフェッショナルな外観と雰囲気を備えた電子メールを作成するのに役立ちます。
プロフェッショナルな電子メールを自信を持ってタイムリーに作成することは、他のスキルと同様に学習して向上させることができるスキルです。オンラインでは、インスピレーションとして使用したりタスクを容易にする無料の電子メール テンプレートなど、多くのリソースを利用できます。
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