現在、これまで以上に多くのビジネスコミュニケーションが電子メールやインスタントメッセージングツールを介して行われていますが、より本格的な専門的なコミュニケーションは依然として手紙で行われることがよくあります。
ビジネスレターを書く必要がある場合、成功を収めたいなら、プロフェッショナルであり続け、正しいフォーマットを身に付けることが重要です。適切な専門文書を作成しなければ、人々はあなたを真剣に受け止めてくれず、それが仕事生活のあらゆる分野での進歩を妨げる可能性があります。
便利なことに、完璧なビジネスレターを書いて送信したい場合に従うべき、具体的で普遍的なルールがあります。ここでは、その概要を 5 つのステップに分けて説明しました。必要なのは、指示に従うことだけです。
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きちんと始めましょう
ビジネスレターは連絡先情報から始める必要があります。最初に名前、役職、住所、電話番号、電子メール アドレスを含める必要があります。ただし、会社の見出しにすでに連絡先の詳細が記載されている場合は、その情報の一部を省略できます。
自分の住所の直後に日付を入力し、受信者の連絡先情報を自分と同じ順序と形式でリストします。
正しい挨拶を使用する
連絡先情報が正確に分類されたら、手紙を適切に開封する必要があります。これは、受信者を反映した適切な挨拶を使用することを意味します。
誰に宛てて書いているかわからない場合は、従来の「関係者(新しいタブで開きます)」を使用してください。宛先と個人的な関係がない場合は、正式な「Dear」の後に相手の職業上の肩書きと姓を使用します。その人とすでに非公式で友好的な関係がある場合にのみ、その人の名前を使用してください。
常に必須ではありませんが、受信者が文書の内容をすぐに識別できるように、挨拶文の上または下に件名を含めることもできます。これは、受信者が大量のメールを受信する場合に特に役立ちます。
書き込みパス上
住所と挨拶文を整理したら、手紙の本文を書きます。内容は明らかにあなた次第ですが、ビジネスレターでは常に最初の段落でコミュニケーションの全体的な目的を説明する必要があります。
専門的な手紙には一貫した書式が必要です。テキストは単一の行間隔を使用し、理想的には左揃えにする必要があります。各段落の間に明確な線を残す必要があります。
明確で専門的な言葉を使用し、主題から離れず、最後の段落で要点を要約してください。丁寧な指示や行動喚起を含めて、さらなるアクションが必要な場合に次に何が起こるのが理想的かを受信者に伝えます。
力強い仕上がり
手紙の本文を締めたら、きちんと内容を締めくくり、プロフェッショナルな口調を維持する必要があります。受信者との関係が深い場合は、「よろしくお願いします」などの挨拶文や、「よろしくお願いします」や「ありがとうございます」などの堅苦しくないフレーズで手紙を締めることもできます。
手紙を印刷して郵送する場合は、署名用に 4 行を残してから、フルネームとタイトルを入力します。ドキュメントを電子メールで送信する場合(新しいタブで開きます)、これを行う必要はありません。余分なスペースを入れずにフルネームとタイトルを含めるだけです。
手紙のこの時点で、手紙に同封した文書の名前をリストする短いメモを残すこともできます。これは、余分な書類を添えて手紙を送らなければならない場合に便利です。これは、受信者が何も紛失していないことを確認できることを意味します。自分で手紙を書いていない場合は、この時点でタイピストのイニシャルを含めることもできます。
詳細を正しく把握する
これらは、プロフェッショナルなレターを適切にフォーマットしたい場合に従うべき 4 つの重要なルールです。ただし、これに加えて、本当に素晴らしい仕事をし、レターが望ましい結果を確実に得るために、これらの追加のヒントを順守する必要があります。
投稿する前に文書を校正する必要があります。手紙にスペルや文法の間違いが散見されると、プロフェッショナルに見えません。書式設定の一貫性を保ち、一貫して同じフォント(新しいタブで開きます)を使用します。Times New Roman、Garamond、または Calibri などのプロフェッショナルなものが理想的です。
何を書く場合でも、詳細を書きすぎないようにしてください。手紙では、重要ではない細部が詰まってしまうことがあります。冗長な言葉や意味のない業界用語を使用しないでください。また、略語も避けてください。受信者があなたの言いたいことを理解できるかどうかはわかりません。
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