序章
オフィスのペーパーレス化を歓迎します! 初期のオールデジタルオフィスの推進者たちは、プリンターがオフィスの万能の役割を果たしてくれるとは期待していませんでした。エプソン、 HP、キヤノン、ブラザーなどの最新モデルは、スキャン、コピー、ファックス、両面印刷、A3 サイズでの超高速印刷、さらにはカラーでの印刷が可能で、さらに携帯電話やタブレットでも使用できます。世界の反対側から制御できるものもあります。
ただし、オフィス用プリンターを選択する際には、覚えておくべき重要な質問があります。スピードが優先されるのか、それとも低コストが優先されるのか? カラーと厳密な品質が必要ですか、それともモノラルのドラフト品質のプリントで十分ですか? スタッフはリモートで印刷する必要がありますか?
どのような決定を下しても、将来実行できることが制限されるため、オフィス全体と特定のチームの両方のニーズについて考える価値があります。たとえば、雑誌デザイナーのチームには安価なモノクロ レーザー プリンタは使い道がありませんが、請求書と手紙のみを印刷するオフィスには A3 カラー インクジェットは過剰です。
レーザーかインクジェットか？
レーザー印刷はインクジェット技術よりもはるかにエキサイティングに聞こえるかもしれませんが、これら 2 つの競合他社の違いを知る必要があります。マーケティング宣伝文句では両者は対立することがよくありますが、レーザーが量を重視するのに対し、インクジェットは品質を重視します。おそらくそれはあなたの決断です。非常に大量の原稿をモノクロ品質でできるだけ早く印刷する必要がある大規模オフィスでは、ほとんどの場合レーザー プリンタを選択する必要があります。ただし、レーザー プリンタは一般に多くのスペースを必要とし、トナー カートリッジは非常に高価であることに留意してください。
より汎用性の高いインクジェット プリンタは速度が遅く、小型になる傾向があり、写真、ポスター、グラフィックスなどを高品質で印刷できます。インクジェット プリンタは、カラーで印刷する必要があるデザイン指向のオフィスにとって断然最良の選択肢であり、万能型である傾向もあります。
これらは 2 つのテクノロジーの伝統的な戦いの場ですが、2 つのテクノロジー間のクロスオーバーはますます多くなっています。
オールインワン
この多機能プリンタは大企業のオフィスで活躍するように設計されていませんが、中小企業、小規模チーム、または個人/ホーム オフィスに最適です。印刷、コピー、スキャンができるプリンターはすべて 3-in-1 と呼ばれる傾向があります。FAX を追加すると 4-in-1 になりますが、会社の顧客ベース (の年齢層) に応じて、役立つ場合とそうでない場合があります。通常、FAX を追加するには追加コストがかかり、中価格帯のプリンタからは急速に姿を消しつつあります。
A4 専用プリンタと A3 で印刷できるプリンタ (サイズと価格が急速に下がっています) のどちらかを選択するだけでなく、オフィスのスタッフが他に何を印刷する必要があるかを把握することが重要です。一部のインクジェット プリンタには、A3 サイズの厚手のカードや写真用紙を挿入できる背面の特殊メディア フィード、または CD または DVD に印刷できるメディア トレイが装備されています。
ワイヤレス印刷
Wi-Fiプリンターが必要ですか? ラップトップ、タブレット、スマートフォンからの印刷が重要である場合は、そうです。ほとんどの主要メーカーはスマート デバイスから印刷するための専用アプリを提供していますが、Apple AirPrint と Google クラウド プリントの両方と互換性のある Wi-Fi プリンタを選択するのが賢明です。これにより、ほとんどの人が携帯電話やタブレットから印刷できるようになります。
ただし、このようなプリンターは主に携帯電話からの写真を手間なく印刷できるように設計されているため、チームや零細企業が必要とするものであっても、大規模なオフィスではおそらく避けたほうがよいでしょう。人気が高まっているクラウドを活用した機能も同様です。一部のワイヤレス プリンタでは、Evernote、Dropbox、OneDrive、Google Drive のアカウントにログインして、クラウドに保存されているドキュメントや写真を印刷できます。
将来性のある機能
現在、多くのプリンターにはリモート印刷用のクラウド オプションが用意されています。オフィスから離れて勤務するスタッフが操作するラップトップなどの Web ブラウザを通じて制御できるようになっているだけでなく、プリンタには独自の電子メール アドレスが割り当てられることが増えています。これは、営業チームなどのリモート ワーカーにとって非常に便利です。契約書を電子メールで印刷業者に転送し、後でオフィスからハードコピーを受け取ることができます。
ただし、これがうまく機能するのは、プリンタが置かれているオフィスにプリンタの出力を監視して照合する人がいる場合のみであり、プリンタを共有している大規模オフィスには適していない可能性があります。一部のプリンターでは、ユーザーが写真やドキュメントをスキャンしてクラウドに送信することもできます。
紙とインクの節約
ペーパーレスではないかもしれませんが、使用する紙とインク カートリッジの枚数を減らすのは簡単です。また、プリンターの紙やインクがなくなり、オフィスの全員がプリンターが壊れているかのように扱うという、頻繁に起こる事態を減らすのにも役立ちます。
ページあたりのコストと同様に、ここで注目すべき重要な機能は、両面印刷を瞬時に保証する両面モジュレーター (上図) です。これにより、プルーフ用にインクを節約するドラフト形式でのみ印刷する人でも、用紙の必要性が半分になります。 -読書、またはバックオフィスのファイリング。そうすれば、誰かが誤ってインターネットを印刷したとしても、必要なのは 680 億枚だけです。
少なくとも 250 枚を処理できる用紙トレイも同様に重要ですが、さらに 150 枚程度追加できる追加の用紙トレイを備えたプリンタを見つけることもできます。このようなプリンタは、スタッフが 2 つの異なるサイズで印刷する必要がある場合や、レターヘッドなどの特定の文具に印刷する必要がある場合に便利です。
ネットワークプリンター
ワイヤレス プリンタは複数のコンピュータから印刷でき、任意のプリンタをプリント サーバーに接続してそこからスタッフ間で共有できますが、大規模オフィスの場合は、ローカル エリア ネットワーク (LAN) に接続できるプリンタが最適な選択です。
ネットワーク プリンタまたはイーサネット プリンタと呼ばれるこれらの大規模オフィスの主力製品は、インクジェットでもレーザーでもワイヤレスで使用でき、通常は高いデータ転送速度を誇ります。このようなプリンタは、ネットワーク上に独自の静的アドレスが割り当てられているため、理論的には同じネットワーク上のオフィス内の誰でも使用できます。
ただし、個々のマシンでプリンタへのアクセスを設定する場合は注意が必要です。オフィス内で実際に仕事の目的で必要になる人はほとんどいない、アーカイブ品質のカラー A3 プリントを発行できるインクジェットへの従業員のアクセスを制限することを検討してください。