プロフェッショナルで魅力的で効果的なボイスメールの挨拶は、見た目よりも重要なコミュニケーション ツールです。結局のところ、電話に出られない場合、ボイスメール メッセージが連絡先のあなたの第一印象となる可能性があります。ボイスメールの挨拶がわかりにくかったり、不正確であったり、不完全だったりすると、仕事上のつながりに悪影響を及ぼす可能性があります。
幸いなことに、シンプルでプロフェッショナルなボイスメールを録音するのは非常に簡単です。この記事では、自信を持ってプロフェッショナルに聞こえるようにするための、ビジネス ボイスメールの挨拶のヒントについて説明します。または、通常の電話サービスに代わる手頃な価格の代替手段をお探しの場合は、最適な VoIP プロバイダーに関するガイド(新しいタブで開きます)をご覧ください。
ステップ 1: 自分自身を識別する
連絡しようとしている電話番号がボイスメールに転送された場合、最初に考えるのはおそらく「正しい番号をダイヤルしただろうか?」ということでしょう。そのため、発信者がダイヤル間違いをしたのではないかと不安にならないように、ボイスメールで自分の名前と会社名をすぐに言う必要があります。
職種によっては、この情報に役職名も含めるのが適切な場合があります。
例:
- 「Forrest Industries のカスタマー サービス リードの Jane Smith に連絡しました。」
- 「こんにちは、Garcia, Miller, and Brown のジョン ミラーです。」
ステップ 2: 時間を認識する
電話で鬼ごっこをするのはビジネスの日常的な部分ですが、それでもイライラすることもあります。煩わしさを和らげる簡単な方法の 1 つは、電話をかけてきたことに感謝するか、電話に出られなかったことを謝罪することで、発信者の時間を認識することです。
例:
- 「電話に出られなくてごめんなさい。」
- "お電話頂きありがとうございます。"
- 「申し訳ありませんが、現在席を離れております。」
ステップ 3: 具体的な次のステップを含める
多くの人は、深く考えずに、ボイスメールに「名前と電話番号を残してください。折り返し電話します」などの内容を入力します。もう少し時間をかけて、発信者に今後の進め方を指示する最適な方法について具体的に考える価値はあります。
これはおそらく、あなたの特定の仕事の状況によって異なります。現場で多くの時間を費やしている場合は、発信者に携帯電話で電話をかけてみるよう指示するとよいでしょう。緊急の電話をたくさん受信する場合は、発信者が連絡できる代替連絡先を提供するとよいでしょう。電話をかけてきた人に、質問に答えられる可能性のある企業の Web サイトやソーシャル メディア ページを紹介できる場合があります。
例:
- 「緊急の場合は、[電話番号] のケリーまで電話してください。それ以外の場合は、お名前と番号を残してください。」
- 「お名前と電話番号を残していただくか、 [email protected]までメールをお送りください。」
- 「サマードラマキャンプに登録するために電話をしている場合は、[URL] にある私たちのウェブサイトにアクセスしてください。」
ステップ 4: タイムラインを提供する
あなたの仕事には意味がないかもしれませんが、発信者がいつ折り返し電話をしてくれるかをタイムラインに示すと役立つ人もいます。大量の電話がかかってきて、1 日かけてかけ直すことができないことが多い場合、これは発信者の期待に応え、1 時間以内に電話をかけ直さなくても相手が動揺しないようにするのに役立ちます。
例:
- 「できるだけ早くご連絡させていただきます。」
- 「週末までに折り返しお電話させていただきます。」
- 「私たちのチームの誰かが 24 時間以内にご連絡いたします。」
ステップ 5: ユーモアを使用する (適切な場合)
あなたの業界に適している場合、ボイスメールの挨拶にユーモアを使用すると、あなたの個性をアピールし、将来の連絡先の記憶に残ることができます。
少しずつでも大きな効果があることを覚えておいてください。発信者が実際に必要とする情報や発信者の時間を犠牲にしてジョークを言うことは望ましくありません。
1分間ずっと電話に出るふりをしてから偽物だとバレるようなボイスメールは、おそらく誰の心にも受け入れられないでしょう。
例:
- 「私は今、デスクから離れて、異星の生命の痕跡を探しています。お名前と電話番号を残していただければ、スコッティから折り返しご連絡差し上げます。」
- 「今は電話に出ることができません。Twitter をスクロールしているからではないと約束します。」
- 「今は電話に出ることができません。おそらく、今夜インスタグラムに投稿する素晴らしいポートレートを撮影するためにスタジオにいるからです。」
ステップ 6: 短くする
簡単なメッセージを残したいだけなのに、無関係な情報が含まれる長いボイスメールを聞き続けなければならないのは非常にイライラします。ボイスメール メッセージはできるだけ短くして、発信者に迷惑をかけないようにしてください。
ステップ 7: 録音してください!
話すことに自信がある場合でも、ボイスメールの挨拶を録音する前に、これから話す内容を台本に書き出しておくと便利です。そうすれば、重要な情報を取り逃したり、言葉につまずいたりすることがなくなります。
メッセージを録音するときは、ゆっくり、はっきりと、自信を持って話し、電子メール アドレスや別の電話番号など、発信者が書き留めておきたい情報を急いで入力しないでください。
ステップ 8: 休暇および長期休暇に関するメッセージを更新する
自動メール返信を使用するのと同じように、長期間オフィスを離れる場合は、ボイスメール メッセージを更新する必要があります。そうしないと、連絡先が問題を解決できなかったり、質問にタイムリーに答えられなかったりして、ボールを落としたとしてあなたを責める可能性があります。
休暇または長期休暇のメッセージを録音する場合は、オフィスを離れる日付と、その間に連絡を取る必要がある発信者を必ず含めてください。これらのリクエストを具体的にし、期待値を設定します。たとえば、緊急のリクエストにのみ対応するつもりであれば、メールで対応するとは言わないでください。ほとんどのリクエストがオフィスに戻るまで待たなければならない場合は、そのように伝えてください。
共有することに抵抗がない場合は、どこに行くか、何をしているかについて少し含めると、ある程度の個性を示すことができます。ただし、それらの詳細を提供する義務はありません。人々が休暇を取ったり、退職したりすることはビジネスを行う上で標準的な部分であり、専門的な連絡先はそれ以上の情報を必要とするべきではありません。
例:
- 「こんにちは、ジェーン・スミスに連絡しました。7月5日から7月12日まで会社を休みます。緊急の場合は、[email protected]まで電子メールをお送りください。そうでない場合は、メッセージを残していただければ、7 月 13 日にオフィスに戻りましたら折り返しお電話させていただきます。」
- 「サム・ロジャースです。最終的にその本を執筆するため、12 月まで休暇を取りますが、何か質問があれば学部事務所の [電話番号] までご連絡ください。」
- 「オードリー・ジョーンズに辿り着きました。10月15日までお休みさせていただきます。緊急の場合は 15 日以降にもう一度お電話いただくか、[電話番号] のアンディまでお電話ください。」
まとめ
プロフェッショナルなボイスメールを作成することは、連絡先に良い印象を与える簡単ですが効果的な方法です。ボイスメールはシンプルかつ短く、関連情報がすべて含まれている必要があります。
ビジネス向けの電話サービスの設定の詳細については、中小企業 VoIP サービスの選択に関するガイドを参照してください。または、最高のビジネスフォン システムのリストをご覧ください。