あなたが送信するすべての電子メールには必ず含めるべきものが 1 つあります。それは電子メールの署名です。サインは誰かの注意を引く最後のチャンスだと考えてください。しかし、良い注意と悪い注意の両方があることに注意してください。
ずさんな電子メールの署名や積極的に迷惑をかけるような署名は、元の受信者であっても、電子メールが転送される相手であっても、電子メールを読む人に悪い印象を残します。
どこから始めれば
では、どのようにして目立つのでしょうか？まず、電子メールの承認に少し個性を注入するのは問題ありませんが、カジュアルすぎるか完全にカジュアルになるかどうかは紙一重です。標準的な「よろしくお願いします」は少し硬いかもしれませんが、送信するほぼすべてのメールに対して安全です。
関連詳細
次に、自分についてどのような情報を伝えたいかを考えます。あなたのフルネームは当然のことですが、仕事用メールの送信元であれば会社名やビジネス名も同様です。コミュニケーション方法を含めることも問題ありませんが、ここでは間違いなく、少ない方が多いです。
電子メール、電話番号、Twitter、Facebook、LinkedIn、Instagram、実際の住所を記載すると、受信者にとってはどうでもよい情報がすぐに詰め込まれてしまい、電子メールの署名も複数行に及ぶことになります。短く簡潔なメールを慎重に作成した場合、10 行の署名があると読むのが大変なように見えるため、無視してもらいたいですか?
理想的には、署名には少なくとも氏名または会社名、電子メール アドレス、連絡先電話番号を含める必要があります。そもそも電子メールを送信する場合、電子メール アドレスは少し冗長であるという議論もありますが、実際には、署名によって継続的なコミュニケーションのための別の連絡先が提供されます。
メールからの何らかの返答を求めている場合は、可能な限り親しみやすい印象を与えるのが賢明です。同様に、多くの電子メール クライアントは、この種の情報を電子メールからシームレスに収集して、連絡先リストを構築できます。
プラットフォームの制限事項
また、モバイル クライアントとデータの制限にも注意する必要があります。つまり、画像ベースの署名は、たとえ使用するとしても控えめに使用する必要があります。イメージ署名を使用すると、署名の外観を完全に制御できますが、一部のクライアント、特にモバイル クライアントでは、最初の読み込み時にイメージが削除されます。
どうしても画像署名が必要な場合は、すべてのベースをカバーするために同じ情報を伝える ALT テキストがあることを確認してください。また、受信者の電子メール アプリケーションの画面サイズやレイアウトを制御できないため、署名も 1 行あたり 80 文字未満にすることが理想的です。