電子メールを介して顧客や見込み顧客とやり取りすることは、営業担当者の仕事の大きな部分を占めています。最高の CRM ソフトウェア(新しいタブで開きます)がビジネス電子メールと統合されることは非常に理にかなっています。
Salesforce (新しいタブで開きます)と Microsoft Outlook の統合を設定する方法を学ぶと、営業担当者が会話をより適切に管理するのに役立つ多くの機能にアクセスできるようになります。これにより、従業員は連絡先の購入履歴や過去の会話などの Salesforce の情報に Outlook 内から直接アクセスできるようになります。
さらに、Outlook から Salesforce 連絡先のレコードに電子メールの会話やイベントを簡単に記録できるようになります。この統合はEinstein 活動キャプチャ(新しいタブで開きます)とも連携して、Outlook から Salesforce への会話ログを自動化し、従業員の時間を節約します。
このガイドでは、Salesforce と Outlook の統合を設定する方法について説明します。両製品の詳細については、Salesforce のレビュー(新しいタブで開きます)およびMicrosoft Outlook のレビュー(新しいタブで開きます)をご覧ください。
Salesforce と Outlook の統合を設定する方法: 準備
Salesforce と Outlook を統合するには、Salesforce 環境と Outlook 環境の両方がすでに稼働している必要があります。Salesforce 側では、Sales Cloud、Service Cloud (新しいタブで開きます)、またはSalesforce Lightning (新しいタブで開きます)を使用して統合を設定できます。この統合は、これらの製品のすべてのサブスクリプション レベルでサポートされています。
重要なのは、Salesforce と Outlook の統合を設定するには、Salesforce への管理アクセスが必要であるということです。管理アクセス権がない場合は、会社の IT 部門と協力して、Salesforce 内のユーザーの役割を変更する必要がある場合があります。
Outlook 側では、Windows 10 上で Office 365 または Outlook 2019 を実行する必要があります。現在、Outlook 2013 および Outlook 2016 は Salesforce との統合をサポートしていますが、これらの古いバージョンの Outlook のサポートは、2016 年末に段階的に廃止される予定です。 2022. Salesforce を Outlook Web クライアントと統合することもできます。その場合、ブラウザで Salesforce からの Cookie を許可する必要があります。
会社の電子メールも Microsoft Exchange 電子メール サーバーを使用して管理する必要があります。Salesforce の統合では、Exchange Online と Office 365 または GCC High (通常は政府機関で使用される) だけでなく、Exchange 2019、2016、または 2013 を実行するオンプレミス サーバーもサポートされます。
ステップ 1: Salesforce で Outlook 統合を有効にする
Salesforce と Outlook を接続するには、まず Salesforce での統合を有効にする必要があります。Salesforce で、[設定] メニューに移動し、Outlook を検索します。[Outlook 統合と Lightning Sync] をクリックし、Outlook 統合スライダーをオンに切り替えます。
ステップ 2: Outlook ドメインを構成する
デフォルトでは、Outlook 環境が次の 3 つの標準ドメインのいずれかで実行されている場合、Salesforce は Outlook の接続を許可します。
- Outlook.com
- Office365.com
- Office.com
Outlook 環境が email.mycompany.com などの独自のドメインで実行されている場合は、Salesforce 内でそのドメインをホワイトリストに登録する必要があります。「Microsoft Outlook Web App Domain」というタイトルのセクションが見つかるまで、「Outlook Integration and Lightning Sync」内を下にスクロールします。「新規」をクリックして新しいドメインを追加し、https://email.mycompany.com の形式でドメインを入力します。
ステップ 3: Salesforce アプリを Outlook に追加する
Outlook に切り替えます。次のステップでは、Microsoft AppSource から Salesforce アプリをダウンロードしてインストールします。新しい電子メール メッセージ ウィンドウを開き、3 つの点をクリックしてアクション メニューを表示します。「アドインを入手」をクリックして、Microsoft AppSource マーケットプレイスを開きます。
「セールスフォース」を検索します。AppSource には Salesforce 関連のアプリケーションがいくつか表示される場合がありますが、必要なものは単に Salesforce と呼ばれるものです。アプリをクリックし、[インストール] をクリックして Outlook 環境に追加します。Salesforce アプリは完全に無料です。
ステップ 4: Outlook アプリから Salesforce にログインする
前に作成した新しいメールに戻り、もう一度 3 つの点をクリックします。「Salesforce」というラベルのメニュー項目が表示されます。これをクリックすると、Salesforce アプリ パネルが開き、Salesforce アカウントにログインするよう求められます。
「Production」が選択されていることを確認し、「Salesforce にログイン」をクリックします。(Salesforce サンドボックス環境に接続できますが、ライブ Salesforce データベースは反映されません。) [許可] をクリックしてログイン ウィンドウを開き、Salesforce ログイン資格情報を入力します。
Outlook が Salesforce とデータを共有できるようにすることを確認するメッセージが表示されます。「許可」をクリックして統合を完了します。
ステップ 5: Outlook で Salesforce アプリの使用を開始する
この時点で、Outlook にアクティブな Salesforce パネルが表示されているはずです。このパネルを使用すると、Outlook 内で Salesforce の連絡先、タスク、イベントをすばやく作成できます。また、Salesforce で取引先責任者レコードを検索して、Salesforce Chatter からの完全な取引先履歴や過去の会話を確認することもできます。さらに、Outlook で新しいメッセージを作成するときに、Salesforce からメール テンプレートにアクセスできます。
ステップ 6: 拡張電子メールをオンにする
Salesforce では、Outlook で送信されたメールを連絡先の会話履歴に記録することはまだありません。自動メールログを有効にするには、Salesforce で拡張メール機能を有効にする必要があります。
拡張メールを有効にするには、Salesforce 内の Outlook 統合および Lightning Sync 設定ページに戻ります。「作成中に電子メールメッセージを Salesforce に記録する」というタイトルのセクションを探し、「Salesforce に電子メール」の横にある「アクティブ化して担当者に通知する」をクリックします。「編集」を選択し、「アクティブ」チェックボックスをオンにして、「保存」をクリックします。次に、[作成中に電子メール メッセージを Salesforce に記録する] 設定に戻り、[Outlook で拡張電子メールを使用する] の横にあるスライダーをオンにします。
ステップ 7: 電子メールでの会話を記録する
Outlook では、Salesforce アプリパネルを使用して連絡先の会話履歴にメールを記録できるようになりました。Salesforce からレコードを検索し、パネルの右上部分にある「ログ」ボタンをクリックします。電子メールのログを記録する 1 つ以上の人物レコードと、会話に関連する連絡先を選択します。
「保存」をクリックすると、メールの BCC フィールドにアドレスが自動的に追加されます。
ステップ 8: Outlook で Salesforce パネルをカスタマイズする
Outlook の Salesforce アプリの最も優れた点の 1 つは、ワークフローに合わせて外観をカスタマイズできることです。Salesforce の Outlook 統合および Lightning Sync 設定ページに戻り、「App Builder によるコンテンツのカスタマイズ」というタイトルのセクションを見つけます。スライダーがオンになっていることを確認し、[新しいパネルの作成] ボタンをクリックします。
これにより、ドラッグ アンド ドロップ エディタが開き、Outlook で Salesforce アプリケーション パネルをカスタマイズできるようになります。レポート グラフ、タスク、リッチ テキスト フィールドなどのコンポーネントを追加できます。また、Salesforce Einstein のデータを統合して、メール作成時に見込み客にとって次善の策と予測されるアクションを見つけることもできます。ビルダーを使用すると、デフォルトのコンポーネントを削除したり、必要に応じてコンポーネントを再配置したりすることが簡単にできます。
アプリ パネルの再設計が完了したら、[保存] をクリックします。Outlook で、Salesforce パネルを閉じて再度開き、カスタム パネル レイアウトを有効にします。
まとめ
Salesforce と Outlook の統合を設定すると、営業チームが見込み客や顧客と電子メールでやり取りするときに Salesforce の機能を活用できるようになります。また、Outlook で行われる会話など、会社が潜在顧客と行っているすべてのコミュニケーションを簡単に追跡できるようになります。
Microsoft AppSource の無料の Salesforce アプリを使用すると、Salesforce と Outlook の接続が迅速かつ簡単になります。関連する設定のほとんどは、Salesforce の Outlook 統合および Lightning Sync 設定ページにあります。統合が完了したら、ドラッグ アンド ドロップ エディタを使用して Outlook の Salesforce パネルをカスタマイズし、拡張電子メールを有効にして Salesforce への電子メールのログ記録を自動化できます。
Salesforce についてさらに詳しく知りたい場合は、 Salesforceガイド(新しいタブで開きます)およびSalesforce Lightning (新しいタブで開きます)を参照してください。また、Salesforce のレビュー(新しいタブで開きます)とMicrosoft Outlook のレビュー(新しいタブで開きます)をまとめ、企業に最適な電子メール クライアント(新しいタブで開きます)についても取り上げました。