簿記は法的に義務付けられています。しかし、ビジネスの観点から見ると、帳簿のバランスを取ることができることは、キャッシュ フローを制御し、ビジネスを継続させるための基本でもあります。
幸いなことに、基本的な豆の数え方や基本的な財務予測は難しいことではありません。必要なのは、何が入ってきて何が出ていくのかを把握し、必要が生じたときにすぐに財務上の決定を下せるように準備しておくことだけです。会社の日々の会計管理から、予算編成や将来の計画まで、ビジネスを軌道に乗せる方法についてお読みください。
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日常の会計
会計士は財務の広範な側面を扱うことができますが、どのようなお金が入ってきてどのような支出が出ていくのかを正確に把握する必要があります。小規模な企業では、基本的な簿記は社内で行うのが現実的であることがよくあります。
これを自分で行うか、チームの別のメンバーが処理するかは、会計に対するあなたの忍耐力によって決まります。いずれにせよ、会社の取締役として、定期的にアカウントをチェックする必要があります。簿記には、誰からどのようなお金が入ってくるか、何がいつ入る予定であるか、そして支出を記録することが含まれます。
後者には、家賃、賃金、ソフトウェア/ハードウェアの購入、材料費、高級ハーブティーバッグなどが含まれます...ビジネスに関連するあらゆるものを記録する必要があります。
すべきこと:会計を定期的に行うようにしましょう。売上高を監視して VAT または地方税を支払う必要があるかどうかを確認し、事務処理を組織化されたシステムに保管します。
してはいけないこと:アカウントに個人的な支出とビジネス上の支出を混在させないでください。また、賃金以外のお金を有限会社から受け取らないでください。
数字のゲーム
最も基本的な簿記は会計帳簿を使用して行うことができますが、間違いが発生する可能性があり、柔軟性もあまり高くないため、これは理想的ではありません。Excelなどのプログラムでスプレッドシートを使用することをお勧めします。このスプレッドシートには、必要に応じて変更できるテンプレートが含まれています。
スプレッドシートに慣れると、より高度な機能を財務計画に使用できるようになります。あるいは、専用の財務ソフトウェアに投資することもできます。月々支払われる、より安価で複雑さの少ないオンライン サービスを使用することも、収入、VAT、給与などを追跡するフル パッケージに投資することもできます。学習曲線は急勾配になる可能性がありますが、十分に時間を費やすことができます。
仕事が完了したらすぐに請求書を発行し、お金の支払期日を記録してください。支払いが遅れた場合は、できるだけ早くクライアントに連絡してください。請求書は紛失したり、返送されなかった理由で保留されたりする可能性があります。
英国の有限会社として、請求書、領収書、財務記録などのすべての書類を過去 6 年間 (パートナーシップの場合は 5 年間) 保管することが法律で義務付けられています。これらの記録が利用できないことが内国歳入庁によって判明した場合、厳しい罰金が科せられる可能性があります。すべての電子記録と書類をバックアップしてアーカイブします。
適切な会計士を見つける方法
税金は予算作成プロセスに不可欠な部分ですが、法的な地雷原となる可能性があります。自分の責任を正確に把握していない限り、優れた会計士が必要になります。
どういうことですか?:簡単に言うと、英国の個人事業主やパートナーシップは利益に対して所得税を課されます。有限会社は利益に対して法人税を課され、従業員は収入に対して所得税を課されます。英国では、会社の会計年度の売上高が 82,000 ポンドを超える場合、VAT にも登録する必要があります。複雑ですが、優れた会計士であれば、確実に正しく処理し、何を請求できるかについてアドバイスをくれます。
周囲に尋ねる:優れた建設業者や配管工 (数はいますが) と同様に、会計士も新しいビジネスを獲得するために良い口コミで成功します。地元の他の同様のビジネスに推奨事項を尋ねてください。通常、人々は金融の専門家とポジティブな経験を喜んで共有しますが、それは無能な専門家から警告される可能性が高いのと同じです。
公的機関を探してください:イングランドおよびウェールズの公認会計士協会、スコットランド公認会計士協会、米国公認会計士協会、および国際会計士協会が、会計士に関するあらゆる質問についてアドバイスを提供します。
価格で選択しないでください。 会計士がいつ、いくら請求するかを常に調べてください。通常は時間単位で請求されますが、年払いを選択するところもありますが、多くは支払い条件について柔軟に対応します。企業のパートナーはジュニアメンバーよりも費用がかかりますが、それはすべてサービスであることに留意してください。あなたには、恩着せがましくなく、威圧的にならずに真実を語ってくれる人が必要です。
書面で受け取る:会計士を任命したら、必ず契約条件を送付し、会計士があなたのために何をしてくれるのかを正確に指定してください。優秀な業者であれば、納税時だけでなく定期的に連絡をくれるでしょう。同様に、問題、質問、状況の変化については、できるだけ早く連絡して知らせる必要があります。一見愚かな財務上の質問をすることを恐れないでください。
アウトソーシングするかどうか: ビジネスが成長するにつれて、日常の財務業務の多くを会計士に任せたくなるかもしれません。大規模な企業は、データ入力から VAT からスタッフへの支払いまですべてを処理します。あるいは、Mazuma などのサービスを利用すると、固定料金で Web ベースのアプリを通じて、請求書発行、経費、支払い、税金などの会計処理をオンラインで行うことができます。
賢い請求書作成のヒント
グラフィックデザイナーのエイドリアン・ショーネシーは、著書『魂を失わずにグラフィックデザイナーになる方法』の中で次のように述べています。彼らが拒否した場合、彼らの能力と債務を履行する意欲を警戒するのは当然です。」
何もせずに、請求書に関連情報がすべて含まれていることを確認してください。そのために、ビジネスの請求書発行を改善するための 8 つの重要なヒントを紹介します。
簡単にしましょう:すべての請求書には、職務経歴書、住所、電子メール アドレス、金額が記載されており、必要に応じて税金の内訳も記載されている必要があります。有限会社を経営している場合は、登録事務所 (多くの場合は会計士の事務所)、会社番号、および英国の場合は VAT 番号を記載する必要があります。
クライアントを精査する:心配な場合は、仕事を引き受ける前にクライアントについて調べてください。支払い遅延の事例については、提携企業または同様の企業に問い合わせてください。英国では、Companies House が少額の手数料で最新の口座を提供しており、それに対する郡裁判所の判決をオンラインで確認することもできます。
条件に同意する:標準的な支払い条件は配達から 30 日または 60 日です。作業が納品段階に分割されている場合も同様です。契約が得られない場合は、条件を記載した電子メールを送信し、支払いが遅れると利息が発生することを説明します。そうしない場合、法的に言えば、条件に同意したことになります。
彼らはどのように支払いますか?: すべての新規顧客がどのように支払うかを調べます。英国では、直接電子 BACS 支払いが一般的です。請求書にはアカウント名、ソートコード、アカウント番号を記載してください。小切手の場合は、会社名で十分です。小規模な顧客は PayPal を提供するかもしれませんが、手数料の約 5% が失われることになります。
常に把握しておく:誰が何を借りていて、いつ返済するのかを常に追跡します。少なくとも、プロジェクト、支払期日、請求書の日付、請求書を送信した日付、支払った人のリストが必要です。たとえ会計士を雇っていたとしても、自分自身の財務状況を把握しておくことが重要です。
支払いの遅れを追跡する: 1 か月余分に支払うのは生意気ですが、珍しいことではありません。支払いが 1 週間遅れた場合は、電話して理由を確認し、このプロセスを 7 日ごとに繰り返します。支払いが 1 か月遅れた場合は、支払いが遅れた場合には利息が支払われることを通知するとともに、再度請求書と取引明細書を送信します。
支払いの大幅な遅延:英国では、中小企業は、支払い遅延に対して基本利率の 8% の利息に加えて、固定の補償金と債務回収費用を請求する法的権利を有しています。これを計算できる計算ツールをオンラインで見つけることができます。このオプションを検討している場合は、米国の州法を確認してください。
法的措置を講じる: 3 か月後に、利息を含む再度の明細書または請求書を会社に送り、地元の少額裁判所で法的措置をとると脅します。その後すぐにもう一度電話してください。数週間待って、最後にもう一度電話とメールをしてから、法的手続きを開始してください。
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