Google Workspace (新しいタブで開きます)には、世界最高の生産性向上アプリ(新しいタブで開きます)がいくつか含まれています。このオフィス ソフトウェア(新しいタブで開きます)からより多くの価値を引き出すために役立つ、時間節約のヒント(新しいタブで開きます) をすでに学習しているかもしれません。しかし、ほとんどのユーザーは、Google スプレッドシート、ドキュメント、Gmail、フォームがほぼ無制限のワークフロー自動化をサポートしていることを認識していません。これは、注文のルーティングやリクエストフォームの評価などの日常的なタスクにかなりの時間を費やしている中小企業にとって、特に価値があります。
このガイドでは、Google Workspace でワークフローの自動化がどのように機能するかを説明し、ビジネス向けのこのオフィス スイートの機能を強化するために使用できるいくつかのアドオンを紹介します。
Google Workspace のワークフローとは何ですか?
生データをビジネスで使用できる形式に変換するには時間がかかります。コンタクトの送信をフォームから受け取った場合は、 CRM ソフトウェア(新しいタブで開きます)で読み取れる形式に変換する必要がある場合があります。注文リクエストを受け取った場合、そのリクエストを分割して、組織内の異なる担当者に異なる詳細を送信する必要がある場合があります。
ありがたいことに、Google Workspace を使用すると、ドキュメント ワークフローを使用してこれらの変換を自動化できます。これらのワークフローを使用すると、データが通過する必要がある一連のステップを指定し、そのプロセスを実行できます。一般に、ドキュメント ワークフローは高度にカスタマイズ可能なため、自動化プロセスをビジネス ニーズに簡単に合わせることができます。
Google ドキュメント（新しいタブで開きます）、スプレッドシート、Gmail、フォームなど、ほとんどの Google Workspace アプリで自動ドキュメント ワークフローを作成できます。
ドキュメントのワークフローを自動化する方法: Apps Script とアドオン
作成する必要がある自動ワークフローがどれだけ複雑かに応じて、2 つの異なるルートを選択できます。
ワークフローを生成する最も簡単な方法は、その目的のために構築されたアドオンを使用することです。Google ウェブストアでは、何百もの自動化アドオンを入手できます。これらの中には無料のものもありますが、多くは 1 回限りの支払いまたは毎月のサブスクリプションが必要です。有料製品を選択する場合は、問題が発生した場合に備えて、その製品を製造している会社がカスタマー サポートを提供しているかどうかを確認してください。
完全にカスタムのオートメーションを無料で作成したい場合は、Apps Script を使用できます。これは、誰でも Google Workspace アプリのアドオンを作成できるようにするために Google によって構築された開発者環境です。実際、Google ウェブストアにあるほぼすべての有料自動化アドオンは、Apps Script を使用して構築されています。Apps Script でのコーディングを始めるのに役立つリソースはたくさんありますが、コードを使用して単純な自動化をセットアップするだけでも時間がかかる場合があります。
自動化アドオンにアクセスする方法
Google スプレッドシート(新しいタブで開きます) 、ドキュメント、Gmail、またはフォームのアドオンを参照したい場合は、Google ウェブ ストアで見つけることができます。Web ストアにアクセスする最も簡単な方法は、これらのアプリのいずれかで [アドオン] メニューを見つけて、[アドオンを入手] をクリックすることです。これにより、現在使用している Google Workspace アプリで動作するアドオンのみが表示されるようにすでにフィルタされたウィンドウが表示されます。
「インストール」ボタンをクリックするだけで、Web ストアからアドオンをインストールできます。有料アドオンの使用を開始するには、サブスクリプションの購入が必要になる場合があることに注意してください。
ドキュメント ワークフローで何ができるでしょうか?
自動化されたドキュメント ワークフローで実行できるタスクの種類を理解するために、いくつかの例を見てみましょう。Google ウェブ ストアのアプリを使用しますが、これらのワークフローの多くは Apps Script を通じて無料で作成できることに注意してください。
ビジネス データが複数のスプレッドシート(新しいタブで開きます)に分散されているのが非常に一般的です。さまざまな部門からの詳細な売上データが別のシートに保存されている場合があります。または、さまざまな入力フォームからの顧客情報を別のドキュメントに保存することもできます。
ワークフローの自動化を使用すると、複数のスプレッドシートのデータを単一のマスター テーブルに簡単に結合できます。私たちは、複数の Google スプレッドシート ファイルを簡単に接続できる SheetGo (ユーザーあたり月額 12 ドルから) を使用するのが好きです。さらに優れた点として、SheetGo は Excel や CSV ファイルを囲い込み、それらのドキュメントのデータをマスター Google Sheets スプレッドシートに自動的に配信することもできます。
この自動化アドオンの特に優れている点は、自動的に更新されることです。SheetGo は、配布されたスプレッドシートに新しいデータがないか何度でもチェックし、Google スプレッドシート内の編集履歴機能を使用してマスタードキュメントへの変更を追跡します。
休暇申請の承認、報告、その他の内部プロセスは、ほとんどのビジネスを円滑に運営するために不可欠です。Form Workflow Plus (新しいタブで開きます) (年間 300 ドルから) などのアドオンを使用すると、Google フォームをスプレッドシートに簡単にリンクして、承認リクエストを追跡および管理できます。
このアドオンを使用すると、管理者はGoogle フォーム(新しいタブで開きます)内にリクエスト フォームを作成するだけで済みます。このフォームは、記入され、すべてのデータがスプレッドシートに入力されると、指定された承認者にルーティングされます。このシートは、リクエストが承認プロセスのどの段階にあるかを、個々の承認者の決定やコメントとともに追跡します。
Form Workflow Plus は複数ステップの承認ルーティングもサポートしているため、注文ルーティングなどのより複雑なワークフローに役立ちます。
利用可能な電子メール マーケティング ツールは数多くありますが、Yet Another Mail Merge (無料で使用可能) などのアドオンを使用すると、Gmail (新しいタブで開きます)内で驚くほど多機能な電子メール キャンペーンを作成できます。
このアプリを使用すると、メールを送りたい全員のメール アドレスをスプレッドシートに入力します。その後、Gmail にメッセージを作成し、アプリの組み込みコードを使用してパーソナライゼーションを追加できます。
送信の準備ができたら、スプレッドシートに戻ると、さらに別の差し込み印刷がリスト内の全員にメールを配信します。電子メールの開封、クリック、返信をスプレッドシート内から直接追跡できます。
このツールの最も優れた点は、さまざまなキャンペーン用に無制限の数のスプレッドシートを作成できることです。さらに、スプレッドシートを使用しているため、CRM、Google フォーム、または既存のスプレッドシートから連絡先情報を取得してマーケティング キャンペーンを構築することも簡単です。
スプレッドシートは、プロジェクトのタスクやマイルストーンをレイアウトするのに驚くほど効果的です。さらに、ProjectSheet などのアドオンを使用すると、スプレッドシート内での進捗状況の追跡を自動化できます。
この便利な無料アドオンは、マイルストーンごとのタスク数を自動的に計算し、各タスクが完了、進行中、または未開始として指定されているかどうかを追跡します。それに基づいて、プロジェクトの各段階の完了率が表示されます。
さらに、ProjectSheet は、プロジェクトがスケジュールに遅れている時期を特定するのに役立ちます。このアドオンは、サブタスクが設定された期限に近づいているか、期限に近づいているか、期限を過ぎているかに基づいて、各マイルストーンの進行状況バーを緑、黄色、または赤で自動的に強調表示します。
ビジネス向けのスマートフォン アプリの作成は通常、時間と費用がかかり、専任のソフトウェア開発者を雇う必要があります。ただし、ワークフローの自動化を使用すると、Google スプレッドシート内から基本的なモバイル アプリを直接作成できます。
このために、AppSheet アドオンを利用します (ユーザーあたり月額 5 ドルから)。このアプリを使用すると、スプレッドシートにデータを追加するだけです。データには、モバイル オンライン ストアを作成するための店舗在庫や、社内ディレクトリを作成するための従業員の連絡先情報など、あらゆるものを使用できます。
スプレッドシートを AppSheet に接続し、必要に応じてデータ列のプロパティを編集します。データをサブセット化し、在庫管理などのタスク用のカスタム式を追加できます。準備ができたら、さまざまな事前定義された表示テンプレートから選択して、新しいアプリでデータをどのように表示するかを決定できます。
このすべての最も優れた点は、他の Google Workspace 自動ワークフローとシームレスに統合できることです。AppSheet を設定して、アプリ内トリガーに基づいて自動メールをトリガーしたり、ユーザーが入力したデータを別のスプレッドシート スプレッドシートに追加したりすることができます。さらに、AppSheet はスプレッドシートに簡単にインポートできる自動レポートを送信できます。
まとめ
Google Google Workspace 内でドキュメント ワークフローを自動化すると、企業の時間とコストを節約できるだけでなく、強力な新機能を利用できるようになります。Apps Script を使用して独自の自動ワークフローを作成することもできますが、Google ウェブ ストア内には自動化をサポートする無料および有料のアドオンが多数見つかります。これらの注目のアドオンのいくつかを今すぐ試して、ワークフローの自動化がビジネス プロセスのよりスムーズな実行にどのように役立つかを確認してください。
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