序章
私たちの多くは、Excel に頭をぶつけることに時間の大部分を費やしています。残念ながら、これらの特定の数値をOffice 2016 (新しいタブで開きます)のスプレッドシート アプリに並べるのはお手伝いできませんが、それはあなた次第ですが、作業を楽にするいくつかのことをお見せします。
私たちは、セル内外で実行できるトリックを検討し、Excel のインターフェイスを改善しながら、計算をより強力で多用途にします。データ入力の高速化、ワークシート全体の値の変更などが可能になります。
これらのヒントは Excel 2016 ユーザーを対象としており、Windows を使用して実行しましたが、これらはすべて 2010 以降のバージョンの Excel で機能し、適切なショートカットを置換すればMacでも機能します (で開きます)新しいタブ)も同様です。
- Word 2016 のトップ ヒント(新しいタブで開きます)のほか、PowerPoint 2016 のヒント(新しいタブで開きます)およびOutlook 2016 のヒント(新しいタブで開きます)もご覧ください。
1. 自動データ
スプレッドシートを準備しているものの、その内容がまだわかっていない場合は、事前にフィールドにランダムなサンプル データを入力して、数式がすべて正しく機能していることを確認できます。塗りつぶしたい領域の左上のセルをクリックし、数式 =RANDBETWEEN(50,100) を入力して、50 ～ 100 の数値を生成します。扱うデータの種類に合わせて値を変更します。
ここで、セルの塗りつぶしハンドルをデータで塗りつぶしたい領域上にドラッグするだけです。セルごとに新しい乱数が生成されます。
2. 計算式を手探りする必要はありません
独自の数式を記述するのは骨の折れる作業ですが、最新バージョンの Excel では以前よりもはるかに簡単になっています。[数式] タブに移動して、Excel のすべての数式の膨大なコレクションである関数ライブラリを見つけます。
数式を挿入したいセルをクリックして、詳細に進みます。すべてが分類されており、マウスを上に置くとそれぞれの関数の説明が表示され、計算したい値を入力するための簡単なインターフェイスが表示されます。 。
同じ場所にある AutoSum 機能を使用すると、入力せずに数値を簡単に合計できます。
3.貼り付け
最初のヒントで説明した乱数発生器のような特定の数式では、数値が多少変動する傾向があります。値を静的に保持したい場合は、データをコピーし、右クリック メニューを使用して、数式を含まずに生成された値のみを貼り付けることができます。これは、自分の仕組みを公開せずに、閲覧用にスプレッドシートを配布するのにも良い方法です。
[形式を選択して貼り付け] メニューを調べて、実行できる他の種類の貼り付け操作を確認します。リンクの貼り付けを使用してシート間にリンクされたセルをすばやく作成したり、転置を使用して列と行を入れ替えたデータのグリッドを貼り付けたりしてみてください。
4. 式を参照
数字が詰まったシートをクリックして、その数字がどのようになったのかを調べるのは、多くの人にとって楽しい作業ではありません。遅くて面倒で、道を見失いやすいです。そこで、ショートカット [Ctrl]+[ ] (キーボードの左上、Escape キーのすぐ下にあるキー) を使用して、結果ではなくシート上のすべての数式を表示する方が良いでしょう。元に戻すには、ショートカットをもう一度押します。
何らかの理由で、シートに数式の結果ではなくテキストを表示したい場合 (おそらく、物事がどのように機能するかを示すデモ シートを作成している場合)、そのセルが含まれているセルを右クリックして選択します。 「セルの書式設定」>「テキスト」。
5. クイックフォーマット
ドラッグしてデータのグループを選択し、選択領域の右下隅に表示されるアイコンに注目してください。これは Excel の最も優れた機能、つまりクイック分析ツールと言えるでしょう。
範囲に基づいてセルを色分けすることから、スパークライン、合計、グラフの実装に至るまで、一連の便利な書式設定機能に即座にアクセスできます。各オプションの上にマウスを置くとプレビューが表示され、クリックしてロックされます。書式設定が多すぎる場合は、同じツールを使用して書式設定をクリアします。[書式設定] 見出しの下にクリア オプションがリストされています。
6. 定数を定義する
Excel を頻繁に使用する場合は、同じ数値を頻繁に使用している可能性があります。短い単語で複素数を表す定数を定義すると、数式の作成を大幅にスピードアップできます。「数式」タブに移動し、「名前の定義」をクリックします。
使用したい単語またはコードを最上部のボックスに入力し (たとえば、「speedlightvacuum」)、それを表す値を下部のボックスに入力します (たとえば、「299792458」)。これで、数値の代わりに定数名を入力するだけで済み、後で間違いを防ぐことができます。頻繁に起こることですが、真空中の光の速度が変化した場合は、名前マネージャーに移動して数値を微調整します。ワークブック内で使用した値が変更されます。
7. コメントを残す
優れたワークブックとは、作成者の助けがなくても、他の人が読んで作業できるものです。複雑に絡み合った数字を誰かに提示し、結果が得られることを期待するのは、まったく不公平です。説明したいセルを右クリックし、「コメントの挿入」を選択してそのセルにメモを添付します。必要に応じて、コメント ボックスのサイズや位置を変更できます。コメントのあるセルは右上隅に赤いフラッシュでマークされ、セルの上にマウスを置くとそのコメントが表示されます。
列ヘッダーまたは行ヘッダーにコメントを追加し、スペース ツールを使用してコメントが重ならないように移動することをお勧めします。[レビュー] タブの [すべてのコメントを表示] ボタンを使用すると、すべてのコメントが一度に表示されます。
8. サイドステップ減速
数式がいっぱいのワークシートは美しいものですが、小さな調整を加えたり、大規模なデータセットを実行したりすると、コンピューター全体のパフォーマンスに大きな影響を与える可能性があります。影響を軽減するには、Excel にプロセッサの使用量を減らすように依頼できます。これにより、複雑な数式の更新に時間がかかりますが、残りの CPU は他のタスクのために使用できるようになります。
[ファイル] > [オプション] > [詳細設定] に進み、[数式] セクションまで下にスクロールします。マルチスレッド計算を完全に無効にすることも、[手動] ラジオ ボタンを使用して、計算の実行に専念するスレッドの数だけを選択することもできます。
9. 手抜き
[Ctrl]+[Shift]+[$] から始まる、作業を高速化するための便利なショートカットがいくつかあります。これは、数値範囲をデフォルトの通貨に自動的に変換します。一方、[Ctrl]+[Shift]+[#] を押すと、数値範囲がデフォルトの日付形式に変換されます。
[Ctrl] を押しながら矢印キーを押すと、現在の行または列の末尾にジャンプします。[Shift] を押しながらこれらのセルを選択します。[Ctrl]+[Pg Up] または [Pg Down] を押すと、現在のワークブック内のシート間を移動します。他にもたくさんあります – 検索ボックスで「ショートカット」を検索して見つけてください – しかし、残念なことに、 Word 2016 (新しいタブで開きます)と同じ方法で独自のカスタム ショートカットを作成する方法はありません。
10. 未来を見る
Excel には、履歴データを分析し、それらに基づいて将来の傾向を予測する予測ツールが含まれるようになりました。ツールがデータの順序を認識できるように、連続するインデックスまたは日付で並べ替えられたキー列から始める必要があります。次に、関連するデータをすべて選択し、[データ] > [予測シート] に進みます。「作成」をクリックするか、「オプション」メニューを展開して出力を調整します。
Excel の平均予測と、将来の数値の潜在的な上限または下限についての考えを示す折れ線グラフが表示されます。これを福音として受け取るつもりはありませんが、不可解な数字から情報を推定する可能性がある便利なツールです。