多くの企業は、最近の人類史上ではないにしても、ここ数十年で最も劇的な働き方の変化を経験しています。1919 年のパンデミック以来、従業員の働き方や場所、従業員同士のつながり方が大きく突然変化することは世界が経験しませんでした。
いくつかの良いニュースのヒントがあります。いつかは通常の状態に戻り、一部の地域ではパンデミックが沈静化しつつある兆候が見られます。しかし、フランスや日本などでもパンデミックが拡大する兆しもある。1 つ確かなことは、従業員は当面は在宅勤務(新しいタブで開きます)になるため、長期的な計画を立てることが賢明であるということです。これらのヒントは、問題が沈静化することを期待するのではなく、今すぐ戦略を立てるのに役立ちます。
1. 強力なビデオコミュニケーション戦略を策定する
何よりも優先すべきことは、全員が使用するビデオ会議ツール(新しいタブで開きます)に固定することです。これは最初のステップです。なぜなら、すべての企業は、対面での接触を再現する方法でコミュニケーションを図る方法を見つける必要があるからです。これには、従業員のメンタルヘルス上の理由、事業継続(新しいタブで開きます) 上の理由、そして会社の財務上の理由があります。ビデオ経由で接続するための標準的な方法がなければ、それが 1 対 1 であっても、小規模なグループであっても、会社全体であっても、すぐに問題が発生します。しかし不思議なことに、多くの企業はまだこれを行っておらず、Skype、Zoom、さらには Apple FaceTime などの複数のビデオチャット アプリに依存しています。
問題は、これがどのように機能するか、組織内で誰が有料アカウントを持っているか、セキュリティ標準が導入されているかどうか、ビデオ チャット アプリがサポートされているデバイスで実行されるかどうかなど、多くの場合、戦略が存在しないことです。多くの場合、文書化されておらず、コミュニケーションもほとんどありません。これは主に、このリモートワークへの大規模な移行が私たちの多くを驚かせたためです。標準アプリがいくつかあり、コミュニケーションがうまく取れたとしても、全社会議や緊急情報の伝達方法などの問題に対処できるほど堅牢ではありません。
2. 従業員の在宅勤務契約を厳重に締結する
法律専門家は TechRadar.com に対し、在宅勤務契約はもはや任意ではないと語った(新しいタブで開きます)。問題は、多くの企業がパンデミック前に全従業員向けの制度を導入していないか、問題に完全に対処していなかったということです。ほとんどの企業はあちこちでリモートワークの仕組みを実験してきましたが、この規模では実験されていません。長期計画の一環として、従業員の健康と安全に関するセクションから始めて契約を作成することが重要です。これは従業員を保護し、会社の立場を明確にするだけでなく、会社が従業員の福利厚生に対してどの程度の責任を負うかという点で雇用主も保護します。(法律専門家によると、企業は従業員が自宅からでも安全で健康的な労働環境を確保できるようにする必要があります。)
この契約は他の多くの分野にも拡大されるはずだ。これは、ビジネス ブロードバンド サービス(新しいタブで開きます)の責任者は誰なのか、またコストはいくらなのかなどの質問に答える必要があります。従業員支給のビジネス用ラップトップ(新しいタブで開きます) が破損した場合、誰がどれくらい早く修理費を支払う必要がありますか? 従業員は何時間働く必要がありますか?また、1 日の時間の調整はどの程度柔軟ですか? 契約書で在宅勤務の意味を明確にすればするほど良いでしょう。また、この契約を急がないようにすることも重要です。全員がリモートで働く長期在宅勤務シナリオの場合、契約は、数カ月、場合によっては 1 年間のリモート勤務期間にわたって嵐を乗り切るのに十分な堅牢なものである必要があります。
3. リモートワークを効率化するために使用するアプリやツールを減らす
多くの企業が突然気づくことの 1 つは、あまりにも多くのビジネス アプリ(新しいタブで開きます)やサービスに依存しすぎているということです。自社のデータセンターや Amazon から提供するクラウド ストレージに加えて、Dropbox や Microsoft Onedrive などの複数のクラウド ストレージ サービス(新しいタブで開きます)をさまざまなチームに許可している企業もあります。これはパンデミック以前からすでに混乱した状況でした。企業側の言い訳は、従業員のモバイル化とつながりの維持に役立つというものだった。
もう違います。従業員が (会社によって認可されているかどうかに関係なく) 使用されている多数のアプリは、特にヘルプ デスクとIT 管理にさらなる混乱と混乱を引き起こしています(新しいタブで開きます)。非常に多くのアプリをサポートすることが難しいだけでなく、従業員も混乱し、生産性が低下します。1 日のうちに、Microsoft Teams と Slack を切り替えて Skype 通話に参加し、その後 iPhone の Zoom (新しいタブで開きます)を使用して別の会議を行う可能性があります。多忙な在宅勤務環境が生まれます。「標準デスクトップ」という古くからある概念は、「何でもあり」の姿勢を持つ中小企業にとってさえ、突然、はるかに重要なものになりました。より予測可能なアプリとサービスのスイートに固定する方がはるかに優れています。
4. 精神的健康
リモート従業員によるビジネス運営の長期的な影響について、最後に指摘しておきたいことがあります。メンタルヘルスについて考えることが重要です。1 ～ 2 週間の在宅勤務はそれほど劇的ではありませんが、従業員が数か月間リモートで勤務すると、以前には存在しなかった緊張やストレスが生じる可能性があります。何年、何十年も在宅勤務をしてきた人でも、コーヒーショップで人と会ったり、息抜きにショッピングモールに買い物に行ったりすることが禁止されていると、在宅勤務がメンタルヘルスに及ぼす影響に驚くかもしれません。
長期的な戦略では、この問題に対処する必要があります。一日の仕事に軽やかさを取り入れたり、Zoom ミーティングに余分な時間を追加して「そよ風を感じたり」したり、一緒にコーヒーを飲んだりする方法があるかもしれません。従業員に追加のケアパッケージを送ったり、Skype や Zoom だけで会議をする代わりに Facebook Live セッションをもっと開催したりすることを検討してもよいでしょう。
それは、ビジネス戦略への些細な追加ではなく、中心的なものであるべきです。従業員の関与と集中力を維持する方法、適切な休憩と余裕を与える方法、継続的な仕事を期待せずに個人的な関係を築き、ケアする方法です。たとえリモートであっても、一緒に楽しんでいる従業員は、よりよく連携できます。
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